Einführung in Office 365 (4): Exchange Online

Achtung! Die Informationen in der vorliegenden Office-365-Serie sind teilweise nicht mehr aktuell. Ein neuer Komplettüberblick zu Office 365 ist derzeit in Planung.

Mit der Exchange-2010-Technologie erhält man in Office 365 eines der modernsten Cloud-Angebote für Mailabwicklung, Kalenderverwaltung und Kontaktmanagement. Eine der grossen Stärken von Exchange Online ist die universelle Nutzbarkeit mit den unterschiedlichsten Clients über das ActiveSync-Protokoll. Dabei werden alle Daten zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert, so dass man – egal an welchem Client man gerade arbeitet – jeweils dieselben Mails, Kalendereinträge und Kontakte vorfindet (auch im Offline-Betrieb).

An Clients werden Outlook Web Access (OWA), Outlook 2007/2010 und eine breite Palette an Mobilgeräten unterstützt. Dazu zählen unter anderem iOS-, Android-, Blackberry – oder Windows-Phone-Geräte, die im Idealfall über das ActiveSync-Protokoll an Exchange angebunden werden. Alternativ bietet Exchange auch Zugang via POP3 oder IMAP.

Outlook Web Access

Der Web-Client Outlook Web Access orientiert sich punkto Look&Feel stark an Outlook 2010. Anwender, die Outlook bereits kennen, werden mit OWA auf Anhieb zurechtkommen. Auch bei der Funktionalität bietet OWA einen Grossteil der Features des Rich-Clients, wie zum Beispiel das Regelmanagement, RSS-Feeds, die Volltextsuche oder auch mit Outlook 2010 eingeführte Neuerungen wie die Conversations, welche die Nachrichten eines Betreffs zu einem Thread zusammenfassen.

Enterprise Features

Ein weiterer grosser Vorteil von Exchange Online ist das breite, speziell für Unternehmen zugeschnittene Funktionsangebot, das von Distribution Lists und globalen Adresslisten bis hin zu Archivierungs- und Compliance-Funktionen reicht. Nachfolgend ein Überblick über einige der von Exchange Online angebotenen Enterprise-Funktionen:

• Transport Regeln: Damit können an zentraler Stelle unternehmensweite Regeln für die Mailkommunikation festgelegt werden. Damit lässt sich zum Beispiel durchsetzen, dass jede Mailnachricht mit einem Disclaimer ausgestattet wird. Ebenfalls unterstützt werden die sogenannten Inbox Rules, über die der User noch zusätzlich eigene Regeln für den eingehenden Mailverkehr festlegen kann.

• Journaling: Über das Journaling lässt sich gezielt E-Mail-Verkehr in einem Journal aufzeichnen. Das kann etwa die Konversation zwischen bestimmten Gruppen von Personen oder alle Nachrichten mit bestimmten Inhalten sein.

• Rollenbasierte Administration: Die Administration lässt sich anhand von Rollen (z.B. Help Desk, Records Management etc.) an unterschiedliche Personen delegieren.

• Auditing: Mit einer Reihe von Reports lässt sich das Mailsystem auf bestimmte Ereignisse prüfen. So lassen sich alle Mailbox-Zugriffe auflisten, die nicht durch dessen Besitzer durchgeführt wurden. Oder es können alle Änderungen ausgegeben werden, die in jüngster Zeit an den Administrationsberechtigungen vorgenommen wurden.

• Personal Archive: Mit dem Personal Archive steht jedem Benutzer online eine für Archivierungsaufgaben gedachte Mailbox zur Verfügung. Bei den Plänen P1, E1 und E2 stehen insgesamt 25 GB Kapazität für die Inbox und das Online-Archiv bereit. Bei den Plänen E3 und E4 ist die Kapazität nicht limitiert.

• Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies): Damit lassen sich E-Mail-Items nach vordefinierten Regeln automatisch archivieren oder löschen.

• Legal Hold: Über das Legal-Hold-Feature lassen sich Items (Mails, Termine und Tasks), die möglicherweise für einen Rechtsstreit oder eine Untersuchung benötigt werden, “einfrieren”. Auf diese Weise gesicherte Daten können dann von Usern weder gelöscht noch editiert werden.

• Connected Accounts: Eine Funktion, welche in der On-Premise-Version von Exchange nicht zu finden ist, nennt sich Connected Accounts. Damit lassen sich E-Mail-Accounts anderer Dienste (z.B. Hotmail, Gmail etc.) in Office 365 einbinden und zum Empfang und Versand von Nachrichten via Outlook Web Access nutzen.

• Spam- und Viren-Schutz: Der gesamte E-Mailverkehr wird von Microsofts Forefront Online Protection for Exchange (FOPE) auf Spam und Viren überprüft. Microsoft verspricht dabei eine Spam-Erkennungsrate von 98 Prozent. Wem das nicht reicht, kann einen eigene Schutzlösung einbinden. Mehr zu Microsofts Serviceleistungen im Rahmen von Office 365 finden Sie in diesem Blogpost.

Exchange Online bietet nahezu denselben Funktionsumfang wie Exchange 2010. Nur wenige Features fehlen, wie etwa die in vielen Unternehmen intensiv genutzten Public Folders. Deren Aufgaben sollen künftig von SharePoint-Listen übernommen werden. Nicht vorhanden ist auch der Support für Outlook 2003. Wer Exchange Online mit einen Rich-Client nutzen möchte, muss zwingend Outlook 2007/2010 einsetzen.

Nicht alle der oben aufgeführten Funktionen sind in jedem Office-365-Abo-Plan enthalten. Einen Überblick über die Unterschiede der verschiedenen Pläne finden Sie  im Blogpost “Einführung in Office 365 (2): Editionen und Abo-Pläne” und in den Vergleichstabellen hier und hier.

Hier geht’s zur Gesamtübersicht über die Office-365-Serie.