Die Zukunft von SharePoint (3): Modern Document Libraries

«Modern» ist das neue Schwarz, zumindest scheint dies in der neuen SharePoint-Welt zu gelten. Microsoft wird SharePoint Online (im nächsten Jahr auch SharePoint 2016) in den kommenden Monaten komplett modernisieren. Von der Team Site über Dokument-Bibliotheken und Listen bis hin zum Page Framework wird allen überarbeiteten Elementen fortan der Zusatz «Modern» vorangestellt. Im dritten Teil unserer «Zukunft von SharePoint»-Serie werfen wir einen Blick auf die neuen Modern Document Libraries.

Die Zukunft von SharePoint: Die weiteren Teile der Serie

1. Überblick und Start zur Serie
2. SharePoint Home
3. Modern Document Libraries
4. SharePoint Mobile App
5. Modern Lists
6. Modern Team Sites

Übereifriger First Release

Microsoft hatte bereits im April damit angefangen, die neuen Dokumentbibliotheken auf einigen First-Release-Tenants auszurollen. Dies geschah ohne Vorankündigung und ohne das neue Feature auf der Office Roadmap aufzuführen. Dafür haben die Redmonder aus der Community einigen Prügel einstecken müssen – nicht ganz zu Unrecht: Die Dokumentbibliotheken gehören zu den zentralsten Funktionen von SharePoint. Diese ohne Hinweis in einer generalüberholten Fassung auszurollen, zeugt von wenig Fingerspitzengefühl. Zumal in dieser ersten Version einige essentielle Features wie etwa die Quick-Edit-Funktion oder Custom Actions noch fehlten.

Erst Anfang Mai im Rahmen des «Future of SharePoint»-Event hat Microsoft dann die Katze aus den Sack gelassen und die modernisierten Bibliotheken offiziell vorgestellt. Dies gemeinsam mit vielen anderen geplanten SharePoint-Neuerungen sowie einer detaillierten Roadmap zur Zukunft von SharePoint.

Rollout auf allen Tenants

Ende Juni hat Microsoft damit angefangen, die Modern Document Libraries auf allen Office-365-Tenants auszurollen. Noch im Laufe des 3. Quartals soll der Rollout-Prozess abgeschlossen sein. Wer SharePoint Online nutzt, ist möglicherweise schon mit den neuen Bibliotheken in Berührung gekommen. Sobald diese auf einem Office-365-Tenant zur Verfügung stehen, wird beim Aufruf einer Dokumentbibliothek die Meldung «Dokumentbibliotheken bekommen ein neues Aussehen» eingeblendet, die auf die Verfügbarkeit der Modern Library hinweist. Klickt der Benutzer auf den Button «Ausprobieren», erhält dieser fortan die neue Version der Dokumentbibliotheken angezeigt.

Spannende Neuerungen

Die neuen «Modern Document Libraries» bringen eine ganze Palette an nützlichen Neuerungen und vor allem auch eine vereinfachte Bedieneroberfläche. Nachfolgend ein Überblick über die Neuerung:

• Neue User Experience: Das neue Look and Feel der Modern Libraries wurde dem Aussehen des Web-Interface von OneDrive für Business nachempfunden. Dank Responsive Design lassen sich Dokumentbibliotheken künftig nicht nur auf Desktops, sondern auch auf Mobilgeräten problemlos nutzen.
• Einfache Aktionsleiste: Der Office-typische Ribbon wird durch eine einfache Aktionsleiste ersetzt. Diese stellt dem aktuellen Kontext entsprechend nur noch die wichtigsten Funktionen bereit. Wird beispielsweise ein Dokument selektiert, werden auch nur dementsprechend verfügbare Dokumentbefehle wie etwa «Öffnen», «Kopieren», «Teilen», «Link erzeugen» in der Leiste eingeblendet.

• Info Panel: Eine der spannendsten Neuerungen ist das neue Info-Panel, das sich im rechten Bereich einblenden lässt. Es zeigt für das jeweilige Dokument neben einer Preview-Ansicht auch dessen Metadaten, die sich dort auch direkt auch editieren lassen. Der etwas umständliche Umweg über das Eigenschaftenfenster entfällt. Des Weiteren lässt sich im Info-Panel auch ein Aktivitätsverlauf sowie Sharing-Informationen einblenden, die Auskunft darüber geben, mit wem das Dokument geteilt worden ist.
• Kachelansicht: Die neue Kachelansicht zeigt alle Dokumente mit einem Vorschaubild an, das Aufschluss über dessen Inhalt geben soll.
• Tabellarische Suche: Die neue Suchfunktion liefert die Suchergebnisse in Form der tabellarischen Document-Library-Ansicht inklusive aller Metadaten.
• Vereinfachtes Kopieren und Verschieben: Innerhalb der Dokumentbibliotheken lassen sich Dokumente nun einfacher zwischen Ordnern und OneDrive für Business kopieren und verschieben.
  Temporäres Einblenden von Spalten: Spalten können nun mit wenigen Handgriffen temporär ein- und ausgeblendet werden. Ausserdem können Spaltenbreiten nun per Maus angepasst werden.
• Spotlight: Damit lassen sich bis zu drei Dokumente direkt am Kopf einer Bibliothek anheften. Diese werden dann in der entsprechenden Ansicht in Kachelform angezeigt.
• Link als Dokumenttyp: Es gibt neu standardmässig einen Dokumenttyp Link. Damit lassen sich Verweise auf externe Ressourcen oder anderswo in SharePoint gespeicherte Dokumente in Bibliotheken ablegen.
• Drag&Drop zwischen Gruppen: Innerhalb von gruppierten Ansichten können Dokumente per Drag&Drop zwischen den angezeigten Gruppen verschoben werden. Das entsprechende Metadatenfeld, welches der Gruppe entspricht, wird dabei automatisch angepasst.

Ärgerliche Einschränkungen

Viele spannende und wünschenswerte Neuerungen also, doch leider bringen die Modern Libraries in ihrer aktuellen Form (Stand Anfang August 2016) auch einige, erhebliche Einschränkungen mit sich. Auch wenn Microsoft seit Anfang April bereits nachgebessert hat, gibt es immer noch einige Schwachstellen:

• Eingeschränkte globale Navigation: Es wird keine «echte» globale Navigation mehr angezeigt. Das ist vor allem in Intranet -Szenarien und Multi-Site-Hierarchien, in denen man den Benutzern eine durchgängige Menüführung am Kopf jeder Seite bieten möchte, ein gravierender Nachteil. Microsoft bietet zwar seit kurzen die Möglichkeit, wieder eine globale Navigation einzublenden, diese zeigt jedoch keine Pull-Down-Menüs mit Unterbereichen an und scheint gemäss Tests auf verschiedenen Tenants nicht korrekt zu arbeiten.
• Eingeschränkte Current Navigation: Die Current Navigation (vertikale Navigation auf der linken Seite) wird nicht korrekt angezeigt. Die Vorgaben in den Einstellungen der Site werden ignoriert.
• Kein Ribbon: Zugegeben, wer mit dem Ribbon bislang auf Kriegsfuss stand, wird dessen Eliminierung kaum eine Träne nachweinen. Wer es jedoch gewohnt war, via Ribbon viele Funktionen direkt im schnellen Zugriff zu haben, muss nun umlernen. Einige der über den Ribbon zugänglichen Funktionen sind momentan noch gar nicht vorhanden, oder nur noch umständlich über die «Einstellungen» erreichbar.
• Nur eine Gruppenebene: Für gruppierte Ansichten lässt sich nur noch eine Gruppenebene darstellen.
  Kein Branding und Themes: Eigene Anpassungen am Branding oder die Verwendung von SharePoint Themes werden innerhalb der Modern Document Libraries nicht mehr angezeigt. Auch per JavaScript vorgenommene Anpassungen (etwa via JSLink) werden vorerst nicht unterstützt.
• Keine Presence Informationen: Die Anzeige des Benutzerstatus in den angezeigten Personenfeldern ist nicht mehr vorhanden.
• Keine Managed-Meta-Data-Navigation: Die auf den Metadaten basierte Navigationsfunktion lässt sich mit den neuen Libraries vorläufig nicht nutzen.
• Search: Das Suchfeld befindet sich nun auf der rechten Seite, traditionell war es in SharePoint bislang links. Ausserdem wird über das Suchfeld nur eine lokale Suche in der aktuellen Bibliothek ausgelöst. Eine Verknüpfung mit einem zentralen SharePoint-Suchcenter scheint derzeit nicht möglich zu sein.

Fairerweise muss man erwähnen, dass Microsoft derzeit daran arbeitet, die Modern Document Library laufend zu verbessern. Viele der noch vorhandenen Kritikpunkte sollen in den nächsten Monaten aus der Welt geschafft werden. Bis es allerdings soweit ist, dürfte der Einsatz der neuen Bibliotheken für viele Unternehmen keine Option darstellen. Glücklicherweise kann man die Modern Libraries deaktivieren.

Modern Document Libraries deaktivieren

Die Deaktivierung der modernen Bibliotheken lässt sich sowohl auf Tenant- als auch auf Dokumentbibliothek-Ebene vornehmen:

• Die Einstellungen auf Tenant-Ebene lassen sich über das SharePoint Admin Center im Bereich «Settings» («Einstellungen») deaktivieren. Unter «SharePoint Lists and Libraries experience» («SharePoint-Listen und-Bibliotheken-Erfahrung») kann dort zwischen «Classic»- und «New»-Experience gewählt werden. Wichtig: Die Einstellung gelten auch für die neuen SharePoint-Listen – «Modern List» –, welche im 3. Quartal ausgerollt werden.

• Per Dokumentbibliothek lässt sich die Deaktivierung in den Einstellungen der jeweiligen Dokumentbibliothek via «Advanced Settings» («Erweiterte Einstellungen»), «List experience» («Listenerfahrung») vornehmen. Praktisch: Man kann die auf Tenant-Ebene gemachte Einstellung hier übersteuern, so dass für die aktuelle Bibliothek je nach Bedarf immer die klassische oder moderne Variante zum Zug kommt. So kann man beispielsweise die moderne Variante auf Tenant-Ebene global deaktivieren und nur einzelne Bibliotheken – etwa zu Testzwecken –, in den neuen Modus schalten.

Microsoft hat verlauten lassen, dass der Classic-Look noch mindestens für das Jahr 2017 verfügbar bleiben wird. Ab wann man gezwungen wird, den Modern-Look zu verwenden, ist derzeit noch offen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Redmonder die Classic-Variante erst deaktivieren werden, wenn alle grossen Probleme mit der modernen Variante ausgeräumt sind.

Fazit

Zugegeben, eine Generalüberholung der Dokumentbibliotheken ist nach rund 10 Jahren (seit SharePoint 2007 hat sich an den Libraries nur wenig geändert) mehr als überfällig. Dies zumal auch SharePoint mittlerweile mit einer Vielzahl an populären Konkurrenzdiensten wie etwa Dropbox, Box.Net oder Google Drive mithalten muss, die alle über einfach zugängliche Bedienkonzepte und moderne, auch mobil nutzbare User Interfaces verfügen. Allerdings dürfte man gerade von einem Cloud-Dienst wie Office 365 erwarten, dass bisherige Investitionen in ein SharePoint-Intranet geschützt bleiben, auch wenn fundamentale Innovationen eingeführt werden. Leider ist Microsoft der richtige Mix zwischen Rückwärtskompatibilität und Innovation bei den Modern Libraries noch nicht richtig gelungen. Allerdings bin ich mir sicher, dass die Redmonder viele der Kritikpunkte in den kommenden Monaten ausmerzen werden. Auch die weiteren geplanten Neuerungen dürften hierzu noch ihren Teil beitragen.

Die Modern Libraries sind ja erst die erste Komponente eine Reihe weiterer geplanten Puzzleteile wie etwa die Modern Team Sites, die Modern Lists oder das SharePoint Framework (Entwicklungsframework für eigene Anpassungen). Erst wenn alle Teile im Laufe des 2. Halbjahres verfügbar sein werden, wird man ein Gesamtbild darüber erhalten, wie gut das modernisierte SharePoint in der Praxis funktionieren wird.