«Your Intranet in your pocket», so lautet Microsofts ambitiöse Tagline für ihre neue SharePoint Mobile App, die Anfang Juli für iOS lanciert wurde. Die neue App wurde im Rahmen der «Future of SharePoint»-Veranstaltung erstmals öffentlich gezeigt und soll noch im 2. Halbjahr für Android und Windows erscheinen. Im vierten Teil unserer «Die Zukunft von SharePoint»-Serie schauen wir uns die App etwas genauer an und wollen vor allem wissen, ob Microsoft das Versprechen bezüglich des «Intranets in der Hosentasche» tatsächlich einlösen kann.
Die Zukunft von SharePoint: Die weiteren Teile der Serie
- Überblick und Start zur Serie
- SharePoint Home
- Modern Document Libraries
- SharePoint Mobile App
- Modern Lists
- Modern Team Sites
Websites im Überblick
Im Wesentlichen setzt sich die SharePoint App aus den Funktionsbereichen «Website», «Links», «Personen» und «Suche» zusammen. Der Bereich Website repräsentiert quasi den SharePoint-Home-Hub des Office-365-Portals und zeigt kürzlich genutzte und mit «Followed» markierte Sites in Form einer Liste. Wählt man eine Site an, wird deren Übersichtsseite angezeigt, welche einerseits die aktuellsten Neuigkeiten (basierend auf dem neuen Newsfeed der Modern Teamsites) anzeigt und andererseits einen Überblick über die letzten Aktivitäten (z.B. populäre oder kürzlich genutzte Dokumente) innerhalb der Site liefert. Über ein aufklappbares Menü kann die Navigation der Site eingeblendet werden (entspricht der sogenannten Current Navigation einer SharePoint-Site), welche Zugang zu deren Inhalten wie Listen, Dokumentbibliotheken oder Kalender bietet.
Individuelle Links
Der Bereich Links ergänzt die Website-Lasche um ein statisches Menü (Linkliste), das zentral vom Administrator vorgegeben werden kann. Die hier angezeigte Linkliste entspricht der Sektion «Empfohlene Links» des SharePoint-Home-Hubs.
Personenverzeichnis
Der Bereich «Personen» bietet, wie der Name bereits erahnen lässt, ein mobiles Verzeichnis aller Personen des Unternehmens. Zu jeder Person lässt sich eine kompakte Version des Delve-Profils abrufen, welche die üblichen Basisinformationen wie Titel, E-Mail-Adresse oder Telefonnummern anzeigt. Ausserdem wird mit Hilfe des Office Graph eingeblendet, an welchen Dateien die Person kürzlich mitgewirkt hat und mit welchen anderen Personen sie im Unternehmen zusammenarbeitet.
Suche
Über das Such-Icon kann gezielt nach Sites, Dokumenten und Personen gesucht werden. Die App nutzt dabei die Enterprise-Search-Funktionalität von SharePoint resp. Office 365 und liefert Treffer aus unternehmensweit verteilten SharePoint Sites oder OneDrive-for-Business-Verzeichnissen, sofern der Benutzer die entsprechende Zugriffsberechtigung hat. Ausserdem kann man über die Lasche «Empfohlen» Vorschläge für relevante Inhalte abrufen, welche wiederum via Office Graph generiert werden.
Cloud und On-Premise
Die SharePoint App funktioniert sowohl mit SharePoint Online als auch mit SharePoint 2013/2016 On-Premise. Praktisch ist, dass man in der App mehrere Benutzer-Accounts hinterlegen und so sehr schnell zwischen verschiedenen SharePoint-Intranets wechseln kann.
Noch zahlreiche Baustellen
Auf den ersten Blick hinterlässt die SharePoint App einen guten Eindruck: Sie verfügt über ein handliches Bedienungskonzept, ist einfach erlernbar und arbeitet recht flott. Trotzdem gibt es leider in der vorliegenden Fassung noch eine ganze Reihe von Schwachstellen und ungelöster Probleme. Hier die wichtigsten Negativpunkte:
- Native-UI nicht durchgängig: Nicht alle Elemente einer SharePoint Site werden nativ in der App-UI angezeigt, sondern einfach als HTML gerendert. In diesem Fall wird die Desktop-Version einer Seite in einem eingebetteten Web-Browser-Fenster gerendert. Das stört weniger, wenn die Zielseite mit Responsive Design umgesetzt ist, wie dies zum Beispiel beim Office 365 Video Portal der Fall ist. Bei firmeneigenen Intranet-Lösungen, welche auf SharePoint basieren, sind responsive Webseiten jedoch noch rar, was das Benutzererlebnis in solchen Fällen recht einschränkt.
- Eigene Anpassungen wie etwa die Verwendung von eigenen Display Templates oder Page Layouts sind natürlich ebenfalls von der oben genannten Einschränkung betroffen und werden im Web-Browser-Fenster nur Mobil-freundlich dargestellt, wenn sie mit Responsive Design umgesetzt worden sind. Das kommende SharePoint Framework soll für eigene Anpassungen auch bezüglich Mobil-Support einige neue Möglichkeiten bieten. Wie dies im Detail aussehen wird, wird sich zeigen, wenn das neue Framework im 2. Halbjahr verfügbar sein wird.
- Suche eingeschränkt: Die Suche arbeitet zwar sehr schnell, doch erhält man in den Resultaten keine Kontext-Informationen angezeigt, die Aufschluss darüber geben, warum die einzelnen Treffer relevant sein sollen. Ausserdem umgeht die Suche der App die Einstellung des SharePoint Search Centers. Das bedeutet, dass eigene «Search Verticals» oder Refiner nicht in der UI der App widerspiegelt werden. An Ergebnistypen werden derzeit nur Websites, Dokumente und Personen unterstützt.
- Abhängigkeiten von anderen Apps: Klickt man innerhalb einer SharePoint Site eine Dokumentbibliothek an, wird zunächst die OneDrive App gestartet. Nur über diese erhält man Zugriff auf die Dokumente und entsprechenden Managementfunktionen wie Umbenennen von Dateien oder Verwalten von Freigaben. Will man eine Datei bearbeiten, muss diese wiederum mit der passenden App (Word, Excel, PowerPoint etc.) geöffnet werden.
- Keine globale Navigation: Die globale Navigation eines SharePoint-Intranets wird in der Benutzerführung der App nicht berücksichtigt.
- SharePoint-Listen werden von der App zwar unterstützt und es lassen sich auch einzelne Items anzeigen. Will man hingegen ein Item bearbeiten, erhält man lediglich einen Screen mit der Meldung «In Kürze verfügbar» angezeigt.
- SharePoint-Kalender werden nur in Form von Listen dargestellt. Spezielle Kalenderansichten für Monats- oder Wochenübersichten werden nicht unterstützt. Auch hier können einzelne Einträge nicht editiert werden.
Fazit
Das «Your Intranet in your pocket» bleibt Microsoft vorerst noch schuldig. Der schnelle Zugriff auf benötigte Dokumente und Informationen im Intranet deckt die SharePoint Mobile App derzeit noch nicht optimal ab. Die Redmonder haben allerdings angekündigt, die SharePoint App in den kommenden Monaten permanent erweitern zu wollen. Bleibt zu hoffen, dass im Laufe der Zeit die genannten Schwachstellen beseitigt und mit der Verfügbarkeit des SharePoint Frameworks auch eigene Anpassungen besser unterstützt werden.
