Nach den Modern Document Libraries hat Microsoft Anfang August auf First-Release-Tenants nun damit angefangen, die überarbeitete Modern-Variante der Listen auszurollen. Die übrigen Tenants werden die modernen Listen im Laufe des 2. Halbjahrs erhalten. Höchste Zeit also, sich die neuen Listen im Rahmen unserer «Zukunft von SharePoint»-Serie etwas genauer anzuschauen.
Die Zukunft von SharePoint: Die weiteren Teile der Serie
- Überblick und Start zur Serie
- SharePoint Home
- Modern Document Libraries
- SharePoint Mobile App
- Modern Lists
- Modern Team Sites
Neues Look and Feel
Wer sich bereits mit den Modern Document Libraries befasst hat, wird bei den Modern Lists bis auf wenige Ausnahmen kaum Überraschungen erleben: Bis auf die dokumentabhängigen Funktionen, welche in den Listen keinen Sinn machen würden, entsprechen die Neuerungen weitgehend denjenigen der modernen Bibliotheken. So gibt es neu eine einfache Aktionsleiste anstelle des Office-Ribbon, ein Info-Panel für den Zugriff auf die Metadaten, Drag&Drop zwischen Gruppen oder die neue tabellarische Suche. Mit der engen Verwandtschaft bringen die Modern Lists leider auch all die Nachteile mit, an denen auch die Modern Document Libraries leiden. Allen voran die Einschränkungen bei der globalen Navigation, die Limitierung auf nur eine Gruppenebene oder die fehlende Unterstützung für eigene Brandings und Themes. Mehr Details zu den einzelnen Vor- und Nachteilen sind im Blogpost «Die Zukunft von SharePoint (3): Modern Document Libraries» zu finden.
Zwei gewichtige Neuerungen, die in den Document Libraries noch nicht zu finden sind, sind die Integration von Microsoft Flow und PowerApps. Diese beiden Dienste sind denn auch kaum zu übersehen, hat sie Microsoft doch sehr prominent in der Aktionsleiste untergebracht.
Microsoft Flow: Workflow light
Bei Microsoft Flow handelt es sich um einen leichtgewichtigen Workflow-Dienst (nicht zu verwechseln mit den SharePoint-eigenen Workflows) im Stil des bereits sehr bekannten Internet-Dienstes IFTTT (If this than that). Beim Eintreten eines bestimmten Ereignisses kann mit Microsoft Flow ein Workflow angestossen werden, der auf anderen Internet-Diensten eine bestimmte Aktion ausführt. So kann zum Beispiel beim Zufügen eines Eintrags in eine Liste automatisch eine E-Mail verschickt oder ein Post in Yammer oder Slack abgesetzt werden. Neben vielen Microsoft-eigenen Services wie Office 365 (Outlook, Groups etc.), OneDrive oder Dynamics CRM unterstützt Microsoft Flow in seiner aktuellen Fassung bereits einen Grossteil der populären Internet-Dienste. Dazu zählen Salesforce, Dropbox, Trello, Slack, Twitter, Facebook und einige andere mehr.
Über den «Flow»-Link in der Aktionsleiste lassen sich direkt neue Flows anlegen, welche dann mit der aktuellen Liste verknüpft werden. Klickt man unter «Flow» auf «Create Flow», werden eine Reihe von für SharePoint-Listen passenden Vorlagen vorgeschlagen. Wählt man eine davon aus, wird man auf den MS Flow Dienst weitergeleitet und kann den Workflow entsprechend konfigurieren und aktivieren.
PowerApps: Mobile Apps aus Listen erstellen
PowerApps ist Microsofts neue RAD-Lösung (Rapid Application Development), mit der sich einfache Apps für Mobilgeräte und Desktop (Web) erstellen lassen. Auf Basis von verschiedenen Datenquellen (SharePoint, OneDrive, Salesforce, Dynamics CRM, SQL Server etc.) lassen sich damit einfache Anwendungen generieren, mit denen die Daten betrachtet und bearbeitet werden können. Um die Anwendungen auf Mobilgeräten nutzen zu können, muss auf diesen die PowerApps-App (für iOS oder Android verfügbar) installiert werden, die dann quasi als Runtime-Umgebung für die eigene App dient. Microsoft stellt für PowerApps zudem ein Entwicklungswerkzeug (als Web-Anwendung oder Windows 10-App) bereit, über das man die generierten Apps weitgehend ohne Programmierkenntnisse anpassen und erweitern kann.
Über das PowerApps-Menü in der Aktionsleiste lässt sich direkt aus einer Modern List eine PowerApp-Anwendung erzeugen. Über diese können Benutzer dann SharePoint-Listen auf ihren Mobilgeräten von unterwegs abrufen und bearbeiten. Erstellte Apps werden in der Liste als eigene Ansicht zugefügt. Wählt man die entsprechende Ansicht aus, schlägt SharePoint vor, diese als PowerApp-Anwendung zu öffnen.
Modern Lists deaktivieren
Die Deaktivierung der modernen Listen lässt sich sowohl auf Tenant-, als auch auf Dokumentbibliothek-Ebene vornehmen:
- Die Einstellungen auf Tenant-Ebene lassen sich über das SharePoint Admin Center im Bereich «Settings» («Einstellungen») deaktivieren. Unter «SharePoint Lists and Libraries experience» («SharePoint-Listen und-Bibliotheken-Erfahrung») kann dort zwischen «Classic»- und «New»-Experience gewählt werden. Wichtig: Diese Einstellung gilt sowohl für Listen als auch für Dokumentbibliotheken.
- Per Liste lässt sich die Deaktivierung in den Einstellungen der jeweiligen Dokumentbibliothek via «Advanced Settings» («Erweiterte Einstellungen»), «List experience» («Listenerfahrung») vornehmen. Praktisch: Man kann die auf Tenant-Ebene gemachte Einstellung hier übersteuern, so dass für die aktuelle Liste je nach Bedarf immer die klassische oder moderne Variante zum Zug kommt. So kann man beispielsweise die moderne Variante auf Tenant-Ebene global deaktivieren und nur einzelne Listen – etwa zu Testzwecken – in den neuen Modus schalten.
Fazit
Wie erwähnt leiden die Modern Lists an denselben Mängeln wie schon die Modern Document Libraries. Viele der Schwachpunkte werden die Redmonder in den kommenden Monaten wohl noch beseitigen. Bis die neuen Listen die nötige Reife erreicht haben, sollte man eher die Classic-Variante nutzen (der Classic-Look soll noch mindestens für das Jahr 2017 verfügbar bleiben). Die Integration von Microsoft Flow und PowerApps ist zwar eine gelungene Idee, deren prominente Platzierung in der Aktionsleiste aber vielleicht auch etwas übertrieben. Dies ist wohl vor allem dem Umstand geschuldet, dass Microsoft ihre beiden neuen Dienste promoten möchte.
