Office 365 Gruppen (1): Überblick und Einführung

Geht es um Team-Kollaboration, sind die Office 365 Gruppen (Office 365 Groups) bei Microsoft derzeit ganz hoch im Kurs. Doch was sind Office Groups überhaupt und wozu braucht man diese, wenn die Redmonder im Rahmen von Office 365 bereits zahlreiche andere Werkzeuge für die Zusammenarbeit wie z.B. die SharePoint Team Sites, Yammer, Skype for Business oder Microsoft Teams zur Verfügung stellen?

In den kommenden Monaten werde ich im Rahmen einer Blog-Post-Serie den Zweck, die Möglichkeiten und die Grenzen rund um die Office 365 Groups genauer beleuchten.

Die Office-Groups-Serie im Überblick

1. Überblick und Einführung: Was sind Office Gruppen?
2. Erstellen von Office Gruppen: Was, wann und wie?

Was sind Office Gruppen?

Genau genommen sind die Office Groups gar kein eigenes Produkt, sondern ein Sicherheitskonzept, um verschiedene Office-365-Werkzeuge zwecks Kollaboration unter einem gemeinsamen Dach zu integrieren. Im Kern sind die Office Groups ein Active-Directory-Objekt (ähnlich einer Security Group), welches im Azure Active Directory (AAD) eines Office-365-Tenants angelegt werden kann. Einem Office-Group-Objekt können Benutzer zugewiesen werden, womit diese Zugriff auf eine Reihe von unterschiedlichen Kollaborations-Werkzeugen erhalten. Diese Werkzeuge werden dabei von unterschiedlichen Office-365-Diensten (Exchange, SharePoint, Yammer etc.) zur Verfügung gestellt.

Der Vorteil des Group-Konzepts: Die Mitgliedschaft und die Zugriffsberechtigungen eines Teams können zentral betreut und müssen nicht für jedes einzelne Werkzeug separat verwaltet werden. Fügt man zum Beispiel einen Benutzer der Gruppe “Projekt A” als Mitglied hinzu, erhält dieser automatisch Zugang zu allen von diesem Projektteam genutzten Werkzeugen wie etwa den Konversations-Feed, die SharePoint Team Site, die Dateiablage oder das Planner-Board.

Mit Office Gruppen verknüpfte Dienste

Office Groups verbinden quasi verschiedene Dienste zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich und regeln dessen Mitgliedschaft. Die mit der Gruppe verknüpften Werkzeuge werden bei deren Erstellung gleich automatisch eingerichtet. Leider hat man derzeit nur wenig Einfluss darauf, welche Tools für eine bestimmte Gruppe aufgeschaltet werden sollen. Die Erzeugung einer Office Group kann in Office 365 allerdings über unterschiedliche Dienste (z.B. beim Erstellen einer SharePoint-Site) ausgelöst werden. Je nachdem aus welchem Dienst man die Group erzeugt, erhält man ein leicht vom Standard abweichendes Toolset eingerichtet. Von wo sich Groups überall erstellen lassen und welche Dienste im jeweiligen Fall ausgerollt werden, lesen Sie in “Teil 2: Einrichten von Office Gruppen”.

Nachfolgend ein Überblick über die Kollaborationstools, welche bei der Erzeugung einer Gruppe eingerichtet, respektive verknüpft werden können:

• Outlook Conversations: Gruppen erhalten standardmässig eine Exchange-Mailbox mit eigener Mailadresse. Darüber können sämtliche Gruppenteilnehmer E-Mail-basierte Konversation führen und diese auch direkt aus Outlook (Web Access, Outlook 2016 Windows) nutzen.
• Kalender: Für jede Gruppe wird ebenfalls auf Basis von Exchange Online ein gemeinsamer Kalender aufgeschaltet, über den gruppenrelevante Termine wie Meetings, Projektmeilensteine etc. verwaltet werden können. Gruppentermine werden jeweils auch im persönlichen Kalender der einzelnen Mitglieder angezeigt.
• Site (SharePoint): Jede Gruppe erhält eine eigene Modern Team Site (genau genommen eine ganze Site Collection), die auf SharePoint Online basiert. Unter anderem können hier News publiziert sowie individuelle Seiten und Listen eingerichtet werden.
• Files: Der Bereich Files stellt, wie der Namen bereits vermuten lässt, eine gemeinsame Ablage für Dokumente zur Verfügung. Diese beruht auf einer SharePoint-Dokumentenbibliothek, die in der oben genannten SharePoint Team Site angelegt ist.
• Notebook (OneNote): Gruppen erhalten ein gemeinsames OneNote-Notizbuch zur Verfügung gestellt, in dem alle Gruppenmitglieder Notizen machen können, um etwa Ideen zu sammeln oder Traktandenlisten zu führen. Das Notebook liegt in der oben erwähnten Dokumentenbibliothek.
• Planner: Zu jeder Gruppe wird ein Office-Planner-Board aufgeschaltet. Dabei handelt es sich um ein Kärtchen-basiertes Task-Management-Werkzeug, mit dem auf Kanban-ähnlichen Boards Planungsprozesse abgebildet werden können.
• PowerBI: Optional lassen sich Office Groups auch mit PowerBI verknüpfen, um einem Team gemeinsame BI-Dashboards und -Reports zugänglich zu machen.
• Yammer: Wer anstelle des oben genannten Mail-basierten Konversationsfeed einen Social-Feed hätte, wird mit der angekündigten Yammer-Integration (wird derzeit für alle Office-Tenants ausgerollt) demnächst Yammer-Gruppen auf Basis von Office Groups erzeugen können. Statt den Outlook Conversations wird der Yammer-Feed für die Konversation verwendet.
• Microsoft Teams: Microsofts neue Chat- und Conferencing-Lösung beruht ebenfalls auf Office Groups. Pro Gruppe gibt es standardmässig einen Chat-Workspace, der parallel zu den Outlook Conversations verwendet werden kann. Der Chatroom lässt sich in unterschiedliche Konversationskanäle aufteilen.

Clients für Office Gruppen

Für die Nutzung von den via Office Groups zur Verfügung gestellten Kollaborationswerkzeugen stellt Microsoft eine ganze Palette an Clients bereit. Die Outlook Conversations können direkt aus Outlook 2016 für Windows (Support in Outlook für Mac folgt später) und Outlook Web Access genutzt werden. Ausserdem steht für iOS, Android und Windows Phone eine Mobile-App mit der Bezeichnung “Outlook Groups” bereit, welche die Nutzung der Outlook Conversations sowie den Zugriff auf die Dateiablage und das OneNote-Notebook ermöglicht.

Wer die übrigen mit Groups verknüpften Dienste aus einer Anwendung heraus nutzen möchte, muss spezialisierte Apps einsetzen. Für Microsoft Teams gibt es sowohl fürs Web als auch für den Desktop (Windows und Mac) einen üppig ausgestatteten Client, über welchen neben den Chat-Workspaces auch die Dateiablage, das Notizbuch, ein PowerBI-Dashboard oder ein Planner-Board direkt genutzt werden können. Die Mobile-Apps für Microsoft Teams beschränken hingegen auf die Verwendung der Chat-Workspaces. Auch für PowerBI, SharePoint und Yammer stehen Mobile-Apps bereit. Eine App für Office Planner ist in Vorbereitung.

Anbindung von externen Diensten

Office 365 Groups lassen sich über Konnektoren mit externen Diensten verknüpfen, die dann den Konversationsfeed regelmässig mit aktuellen Informationen versorgen können. So kann man beispielsweise Aktualisierungen in einem Trello-Board oder Updates auf einer Facebook Page direkt als E-Mail in die Shared Inbox senden lassen. Die Auswahl an Konnektoren ist bereits recht umfassend und wird laufend ausgebaut. Zu den unterstützten Diensten gehören neben anderen Trello, Twitter, RSS, JIRA, Wunderlist, GitHub, Facebook (Pages), Google Analytics, Visual Studio Team Services oder MailChimp.

Wann sollte man Office Gruppen einsetzen?

Die Office Groups sind vor allem dann hilfreich, wenn einer Gruppe von Personen schnell und unkompliziert eine gemeinsame Arbeitsumgebung (Workspace) mit verschiedenen Kollaborationswerkzeugen zur Verfügung gestellt werden muss. Sie eignen sich für Teams innerhalb von Abteilungen (z.B. Marketing, Verkauf etc.) oder für abteilungsübergreifende Teams wie Projektgruppen, Arbeitsgruppen oder Kommissionen. Das Einbinden von externen Benutzern ist dabei mit gewissen Einschränkungen möglich (mehr dazu in Teil 3).

Ein weiteres Einsatzgebiet können öffentliche Interessensgruppen innerhalb eines Unternehmens sein (z.B. für den firmeninternen Schachklub), in die die Benutzer selber ein- und austreten können. Wegen Einschränkungen wie der fehlenden Anpassbarkeit oder dem zu grobstufigen Berechtigungskonzept sind Groups aber nicht für alle Szenarien geeignet. Wer seinen Benutzern beispielsweise individuell konzipierte Projekt- oder Teamsites zur Verfügung stellen möchte, greift besser auf eine klassische SharePoint Team Site zurück.