Die SharePoint News der Ignite 2018 (1/2): Das moderne Intranet

Microsoft hat ihre hauseigene Tech-Konferenz Ignite, welche Ende September 2018 in Orlando über die Bühne ging, einmal mehr dazu genutzt, die Roadmap für ihre Cloud-Dienste rund um Azure, Microsoft 365 und Office 365 für die kommenden Monate zu präsentieren.

Die Fülle der angekündigten Neuerungen und Features ist immens. Im vorliegenden, zweiteiligen Blogartikel habe ich mich deshalb auf die zahlreichen Ankündigungen konzentriert, welche rund um SharePoint Online in verschiedenen Sessions gemacht wurden. Wo bekannt, habe ich den zu erwartenden Verfügbarkeitstermin in Klammern dazu geschrieben.

Die Teile der Serie

• Teil 1: Modern Intranet: Audience Targeting, SharePoint News, Navigation und Hub Sites
• Teil 2: Content Services & Collaboration: Search, Integration mit Teams, PowerApps und Flow, SharePoint Listen

Personalisiertes Intranet

Das aus Classic SharePoint bekannte Audience Targeting von Inhalten wird nun endlich auch für Modern SharePoint verfügbar. Damit lassen sich Inhalte basierend auf Active-Directory-Gruppen für nur bestimmte Personenkreise publizieren. Zunächst wird die Zielgruppensteuerung ab Ende 2018 nur für SharePoint-News und -Seiten verfügbar sein. Zu diesem Zweck wird Microsoft in einem ersten Schritt das News- und Highlighted-Content-Web-Part mit Targeting-Support ausstatten. Im ersten Halbjahr 2019 soll die Zielgruppenunterstützung auch für die Navigation und weitere Web Parts kommen.

Weitere Novitäten aus dem Ressort Personalisierung und SharePoint News:

• Personalisierte Web Parts wird es demnächst auch für Sites und Dokumente geben, welche einem Benutzer die von ihm kürzlich genutzten Dokumente respektive besuchten Sites anzeigen. (Q4 2018)
• Organizational News: Man wird eine Communication Sites als offizielles News-Portal des Unternehmens markieren können. Nachrichten, welche über diese Site publiziert werden, werden mit einem speziellen Rubrikentitel hervorgehoben, so dass diese für die Benutzer besser als offizielle News erkennbar werden.
• Stark verbessertes News Web Part: Das News Web Part erhält neue Anzeigemodi, wie etwa eine Karussell- oder eine Kompakt-Ansicht. Ausserdem gibt es eine Sortierfunktion, über die sich die Reihenfolge der angezeigten Artikel manuell steuern lässt. Eine willkommene Neuerung ist auch, dass man Sites beliebig selektieren kann, welche für das Aggregieren der Inhalte herangezogen werden sollen. (wird derzeit ausgerollt)
• News Link: Neu lassen sich sehr einfach auch externe News via SharePoint News publizieren. Man braucht dazu lediglich den Link zur Newsquelle zu erfassen. Basierend auf der Quelle erzeugt SharePoint dann automatisch Titel, Bild und den Teaser. (wird derzeit ausgerollt)

Seitenvorlagen und neue Gestaltungsoptionen

Die Modern User Experience (Modern UI) von SharePoint ist zwar schön anzusehen, in punkto Anpassbarkeit war sie bislang aber noch recht unflexibel. Das soll sich in den kommenden Monaten ändern. Sowohl für den Look von SharePoint-Sites als auch für einzelne Seiten wird es künftig mehr Anpassungsmöglichkeiten geben:

• Variationen für Site-Header und -Footer: Das Aussehen des Kopfbereichs einer Site kann nun wesentlich flexibler eingestellt werden. So können die Höhe des Headers variiert (vier Varianten) und unterschiedliche Farbnuancen eingestellt werden. Ausserdem dürfen Site-Logos jetzt breiter sein als die bisherige, quadratische Standardgrösse von 64×64 Pixel. Des Weiteren lässt sich auch ein Site-Footer einblenden, für den es drei verschiedene Darstellungsoptionen gibt. (Ende 2018)
• Page Designs als Vorlagen: Mit den Page Designs gibt es endlich einen Quasi-Nachfolger für die aus Classic SharePoint (Publishing Sites) bekannten Page Layouts: Fertig gestaltete SharePoint-Seiten können als Vorlagen abgespeichert und damit anderen Benutzern als Basis für die Erstellung eigener Seiten zur Verfügung gestellt werden. Dies verhilft zu mehr Konsistenz und verhindert, dass die Intranet-Redaktoren das “Rad” laufend neu erfinden müssen. (Ende 2018)
• Gestaltungsoptionen für Seiten: Für die Gestaltung der Seiten gibt es eine Reihe von neuen Optionen:
  • Hintergrundfarben und Schattierungen für Seitenbereiche
  • Neue Designvarianten für Seiten-Header
  • Anzeige von Rubrik, Autor und Publikationsdatum im Seiten-Header
  • Ausrichtungsoptionen für Overlay-Texte
• Central Asset Library: Neu kann eine zentrale Bibliothek für grafische Elemente festgelegt werden, um den Benutzern die Auswahl von Bildern und Logos zu erleichtern, welche den Corporate-Design-Vorgaben entsprechen. (1. Halbjahr 2019)
• Flexibleres Quick Link Web Part: Für das Quick Link Web Part gibt es nun eine ganze Palette verschiedener Darstellungsmöglichkeiten wie Listen, Grids, Buttons oder Tiles sowie die Unterstützung für die Office-Icon-Library mit einer Auswahl von über 1000 Symbolen. (wird derzeit ausgerollt)
• Content Approval und Flow-Integration für Seiten: Optional kann ein Genehmigungsprozess aktiviert werden, um das Publizieren eines Artikels von einer Drittperson absegnen zu lassen. Wahlweise kann dazu auf den bereits integrierten Genehmigungs-Workflow oder auf einen eigenen mit Microsoft Flow erstellten Workflow zurückgegriffen werden. (Wird derzeit ausgerollt)
• Content Scheduling: Wie in Classic SharePoint wird man Inhalte auch in der Modern-Umgebung wieder zu einem vorgegebenen Zeitpunkt aufschalten können. (1. Halbjahr 2019)
• Neue Web Parts: Auf dem Plan stehen weitere Out-of-the-Box Web Parts. Darunter ein neues Yammer Web Part mit besserem Mobile Support, ein Countdown-Timer, eine World Clock sowie je ein Web Part für Code Snippets und die Einbindung von YouTube-Videos.

Mega-Menü verschafft Überblick

Die sogenannten Mega-Menüs sind im Web und insbesondere im Intranet sehr beliebt, weil sie einen hervorragenden Überblick auf Site-Hierarchien und schnellen Zugriff auf verschachtelte Inhalte bieten. Wer dies in SharePoint haben wollte, musste bislang auf Drittanbieter oder Eigenentwicklungen ausweichen. In Kürze wird man die Site- und Hub-Navigation in SharePoint Online auf Wunsch in Form eines Mega-Menüs darstellen können. Für Modern Team Sites wird es zudem die Möglichkeit geben, zwischen vertikaler und horizontaler Navigation zu wählen; bislang war man hier auf die vertikale Navigation beschränkt. (Q4 2018)

Hub Sites: Verbesserungen im Detail

Die Hub Sites waren der Star unter den SharePoint-Ankündigungen an der letztjährigen Ignite. Diese neue Site-Variante, welche mittlerweile auf allen Office 365 Tenants ausgerollt ist, ermöglicht es SharePoint Sites in einer gemeinsamen Organisationsstruktur zusammenzufassen (mehr dazu in diesem Blogpost). Die Möglichkeiten der Hub Sites werden nun schrittweise ausgebaut:

• Die Maximale Anzahl Hub Sites pro Tenant wird auf 100 erhöht (wird derzeit ausgerollt). Eine weitere Erhöhung dieses Limits ist für 2019 vorgesehen.
• Sites direkt von Hub erzeugen: Benutzer werden Sites direkt von einer Hub Site aus erzeugen können. Die neue Site wird dann automatisch an die Hub Site angeschlossen. (Ende 2018)
• Approval for Site Association: Genehmigungsworkflow, um den Anschluss einer Site an einen Hub von einer Drittperson (z.B. Hub Site Owner) absegnen zu lassen. (Ende 2018)
• Aggregieren von Events: Das Event Web Part wird Kalendereinträge von angeschlossenen Sites aggregieren können. (Ende 2018)
• Hub Footer: Für den Hub wird man einen eigenen Footer einrichten können. (1. Halbjahr 2019)

Modern Root Site

Bisher gab es auf einem Office 365 Tenant die Einschränkung, dass die SharePoint-Root-Site (https://your-tenant.sharepoint.com) nur eine klassische Team Site sein konnte. In neu eingerichteten Office 365 Tenants wird die Root-Site künftig als moderne Communication Site aufgeschaltet. Ausserdem soll es bald möglich sein, eine bestehende Classic-Root-Site via PowerShell in eine Communication Site zu konvertieren.

Für Administratoren gibt es zudem viele weitere neue Möglichkeiten wie etwa ein komfortableres Site-Management im Admin Center, das unter anderem das Erstellen von Hub Sites und das Zuweisen von Sites an Hub Sites erlaubt. Auch die Verwaltung des “externen Sharings” soll stark vereinfacht werden. Endlich wird man auch URLs von bestehenden SharePoint-Sites ändern können. (1. Halbjahr 2019)

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