Microsoft Teams hat in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen. Dieser Trend hat sich während der Pandemie noch einmal stark beschleunigt, was vor allem auf das Bedürfnis nach mehr Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort zurückzuführen ist.
Leider wurde Teams vielerorts hastig eingeführt und die Governance vernachlässigt. Die Folge: Unkontrollierter Wildwuchs von Team-Workspaces, Sicherheitsrisiken und geringe Nutzerakzeptanz. In diesem Blogbeitrag zeige ich die Herausforderungen auf, die durch fehlende Governance entstehen können und gebe 11 wichtige Tipps, um eine Teams-Umgebung in den Griff zu bekommen.
Die Self-Service-Philosophie
Bevor wir uns den einzelnen Massnahmen der Governance zuwenden, ist es wichtig, das Konzept der Microsoft-365-Gruppen und das Prinzip des Self-Service zu verstehen, das Microsoft Teams und anderen Kollaborationsdiensten in M365 zugrunde liegt.
Mit der Einführung von Microsoft-365-Gruppen (auch Microsoft 365 Groups genannt) haben die Redmonder vor einigen Jahren ein neues Sicherheitskonzept für die Teamarbeit eingeführt, das die gemeinsame Nutzung von Ressourcen über verschiedene Office-365-Anwendungen hinweg vereinheitlichen soll. Eine Microsoft 365 Group verbindet Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anwendungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich und regelt, wer auf welche Ressourcen Zugriff hat.
Zu den Kollaborations-Anwendungen, welche im Rahmen einer Microsoft-365-Gruppe zum Einsatz kommen können, zählen unter anderem SharePoint Team Sites, Outlook Gruppenkalender, Outlook Mailbox, OneNote, Planner, Power BI, Viva Engage Communities (fka Yammer Communities) und Microsoft Roadmap.
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Problemzone Teams Sprawl
Sogenannte Workspaces in Microsoft Teams (auch Teams-Workspaces genannt) werden ebenfalls mit Hilfe von Microsoft-365-Gruppen verwaltet. Allen auf Gruppen basierenden Kollaborations-Diensten liegt das Prinzip des Self-Service zu Grunde. Das bedeutet, dass in M365 standardmässig jeder Benutzer Gruppen und damit auch Teams-Workspaces und andere Kollaborations-Dienste (z.B. ein Planner-Board) anlegen kann. Das Problem dabei: Ohne geeignete Governance-Massnahmen läuft eine M365 resp. Teams-Umgebung schnell einmal aus dem Ruder, im Fachjargon spricht man von Teams Sprawl (Wildwuchs).
Dieser Wildwuchs führt unter anderem zu den folgenden Problemen:
- Doppelspurigkeiten: Es gibt mehrere Teams-Workspaces für denselben Zweck.
- Chaotische Dokumentenablage: Inhalte und Dokumente sind verstreut in verschiedenen Teams abgelegt und schwer auffindbar.
- Keine einheitlichen Strukturen: Teams-Workspaces sind nicht einheitlich strukturiert, womit den Benutzern die Bedienung erschwert wird.
- Besitzerlose und ungenutzte Teams: Es gibt verwaiste Teams-Workspaces, für die sich niemand verantwortlich fühlt.
- Unklare Benennung von Teams: Es fehlen einheitliche Namenskonventionen; dies führt zu unklar benannten Teams, deren Zweck nicht erkennbar ist.
- Unübersichtlichkeit im Teams-Client: Zu viele existierende Teams machen die Auswahlliste im Teams-Client unübersichtlich.
- Erhöhtes Sicherheitsrisiko: Es entstehen Datenschutz- und Sicherheitsprobleme.
Um all diesen Problemen zu begegnen, ist es unerlässlich, eine griffige Governance-Strategie einzuführen. In den folgenden Teilen 2, 3 und 4 finden Sie 11 essentielle Tipps, um schrittweise eine effektive Governance für Microsoft Teams aufzubauen:
Überblick über die Serie
- Teil 1: Einführung
- Teil 2: Tipp 1 bis 4
Tipp 1: Festlegen, wer Teams-Workspaces anlegen darf
Tipp 2: Einrichtungsprozess formalisieren und automatisieren
Tipp 3: Einheitliche Benennung von Teams und Gruppen sicherstellen
Tipp 4: Teams mit Vorlagen standardisieren - Teil 3: Tipp 5 bis 8
Tipp 5: Teams mit Sensitivity Labels klassifizieren
Tipp 6: Externe Zusammenarbeit sorgfältig planen
Tipp 7: Besitzerlose Teams (Ownerless Teams) vermeiden
Tipp 8: Mitgliedschaft und Gastzugänge regelmässig prüfen - Teil 4: Tipp 9 bis 11 & Fazit
Tipp 9: Den Lebenszyklus eines Teams aktiv verwalten
Tipp 10: Teams-Umgebung laufend überwachen
Tipp 11: Governance für Teams-Apps etablieren
Fazit: Governance – Ein stetiger Prozess
