Governance für Microsoft Teams

Im Rahmen eines klar strukturierten Projekts unterstütze ich Sie dabei, in vier Schritten eine griffige Governance-Strategie für Microsoft Teams zu entwickeln.

Warum Governance für Teams?

Microsoft Teams hat in den letzten Jahren ein beispielloses Wachstum erlebt. Das gestiegene Bedürfnis nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten (Stichwort: Hybrid Work) und die Möglichkeit, externe Personen in bestehende Arbeitsprozesse und Video-Konferenzen einzubinden, haben Microsofts Kollaborationstool einen enormen Popularitätssprung beschert.

Vor allem während der Corona-Pandemie sahen sich viele Unternehmen veranlasst, Microsoft Teams hastig einzuführen, ohne sich dabei ausreichend Gedanken über Struktur, Sicherheit und Compliance zu machen. Ebenso wenig wurden Standards und formalisierte Prozesse bei der Bereitstellung von neuen Teams-Arbeitsbereichen etabliert. Das Ergebnis: Unkontrollierter Teams-Wildwuchs, auch bekannt als Teams Sprawl. Dieser führt zu zahlreichen Herausforderungen, wie der folgende Abschnitt zeigt.

Bei der Einführung von Microsoft Teams bleibt das Thema Governance häufig auf der Strecke! Das Resultat: Teams-Sprawl.

Bei der Einführung von Microsoft Teams bleibt das Thema Governance häufig auf der Strecke!

Herausforderung Teams Sprawl

Doppelspurigkeiten

Es gibt mehrere Teams-Arbeitsbereiche für denselben Zweck, was zu Verwirrung und ineffizienter Zusammenarbeit führt.

Verwaiste Teams

Es gibt verwaiste Teams-Arbeitsbereiche, für die sich niemand verantwortlich fühlt und deshalb auch nicht verwaltet werden.

Fehlende Namenskonventionen

Es fehlen einheitliche Namenskonventionen, was zu unklar benannten Teams führt, deren Verwendungszweck nicht klar ersichtlich ist.

Umständliche Navigation

Aufgrund der Vielzahl vorhandener Teams-Arbeitsbereiche herrscht Unübersichtlichkeit im Teams-Client.

Keine einheitliche Strukturierung

Es fehlt an einheitlicher Strukturierung der Teams-Arbeitsbereiche, was deren effektive Nutzung erschwert.

Erhöhtes Sicherheitsrisiko

Es entsteht ein erhöhtes Risiko für Datenverluste und Datenschutzprobleme, die die Vertraulichkeit und Integrität gefährden können.

Geringe Nutzerakzeptanz

Die Unzufriedenheit der Anwender steigt, was sich negativ auf die User Adoption auswirkt.

Chaotische Datenablage

Inhalte, Chat-Nachrichten und Dokumente werden verstreut abgelegt, und sind nur schwer auffindbar.

In vier Schritten zu einer griffigen Governance

Adressieren lassen sich all diese Probleme mit einer griffigen Governance-Strategie, in deren Rahmen Standards, Prozesse und Policies für die effiziente Nutzung von Teams definiert werden. In einem vierstufigen Projekt erstellen wir gemeinsam mit Ihnen ein Governance-Konzept für Teams, in der wir alle notwendigen Aspekte wie Provisionierung (Bereitstellung von Teams Workspaces), Life Cycle Management, App-Governance, die allgemeine Konfiguration von Teams und vieles andere detailliert beleuchten.

01. Situationsanalyse

Analysieren der aktuellen Situation. Dabei werden unter anderem folgende Fragen beantwortet:

Welche Kollaborations-Werkzeuge, Teams-Apps und Technologien werden derzeit eingesetzt?
Wie sieht die aktuelle Teams-Infrastruktur aus? Gibt es Standards und Namenskonventionen?
Wie werden Teams-Arbeitsbereiche aufgeschaltet? Wie ist deren Lebenszyklus geregelt?
Wie werden Gäste, externe Mitarbeitende und Partnerunternehmen eingebunden?
Welche Governance-Richtlinien wurden bereits etabliert?

02. Definieren der gewünschten Situation

Definieren von klaren Standards und Prozesse. Hier einige Beispiele:

Festlegen eines strukturierten Bereitstellungsprozesses für Teams
Definieren der Teams-Struktur und einheitlichen Standards für Teams-Arbeitsbereiche (Namenskonventionen, Vorlagen, Klassifizierung etc.)
Ermitteln der Anforderungen an das Lifecycle Management (Expiration, Archivierung und Aufbewahrung)
Konzipieren einer App-Governance, um festzulegen, wer welche Teams-Apps verwenden darf

03. Planung der Governance

Planen und festschreiben der Governance:

Erstellen eines Governance-Konzepts (Dokument)
Erstellen einer Roadmap (Umsetzungsplan)
Optional: Evaluieren eines geeigneten Governance-/Provisionierungs-Tools
Optional: Erstellen einer Teams-Netiquette

04. Governance einführen

Umsetzen und einführen der erarbeiteten Massnahmen:

Umsetzen und Kontrolle der festgelegten Einstellungen
Implementieren des gewünschten Provisionierungs-Tools für die Bereitstellen von Teams-Arbeitsbereichen
Etablieren der benötigten Governance Prozesse
Erstellen der Benutzer-Dokumentation
Bereinigen der bestehenden Infrastruktur

Jetzt Teams-Governance optimieren!

Optimieren Sie Ihre Teams-Nutzung mit einer durchdachten Governance-Strategie. Ihre Zusammenarbeit wird nicht nur geordneter, sondern auch effektiver und zukunftssicher. Nehmen Sie Kontakt auf, um noch heute den Weg zu einer effektiven Teams-Governance einzuschlagen.

Kontakt aufnehmen

In vier Schritten zu einer griffigen Governance-Strategie in Microsoft Teams.

Die Vorteile einer effektiven Governance Strategie

Optimale Nutzung von Ressourcen

Mit klaren Namenskonventionen und einem durchdachten Lebenszyklus-Management vermeiden Sie überflüssige Teams-Arbeitsbereiche und setzen Ressourcen gezielt ein. Das Resultat: Kosteneinsparungen und effiziente Nutzung von Technologie.

Mehr Effizienz und Produktivität

Klare Strukturen und Prozesse erleichtern die Arbeit mit Teams. Dadurch können Ihre Mitarbeitenden schneller auf relevante Informationen zugreifen, reibungslos zusammenarbeiten und ihre Aufgaben effizienter erledigen.

Maximale Sicherheit und Compliance

Eine Governance-Strategie stellt sicher, dass alle Teams-Arbeitsbereiche den höchsten Sicherheitsstandards und rechtlichen Anforderungen entsprechen. Sie minimieren Datenschutzrisiken und sind vorbereitet auf Audits und Compliance-Prüfungen.

Gesteigerte Nutzerzufriedenheit

Ein gut organisierter Teams-Client, klare Regeln und die Möglichkeit, Tools effektiv zu nutzen, erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Die positiven Auswirkungen reichen von gesteigerter Motivation bis hin zur besseren Nutzerakzeptanz neuer Technologien.

In vier Schritten zu einer effektiven Governance für Microsoft Teams

Blog-Serie: “11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams”

Sie möchten mehr erfahren zu Governance in Microsoft Teams? Lesen Sie meine Blogserie «11 Tipps für eine effektive Governance in Microsoft Teams»

Zur Blogserie

Alle Governance-Artikel

Kontakt aufnehmen für mehr Informationen

Sie haben Fragen oder möchten Ihr Anliegen in einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen? Hinterlassen Sie hier Ihre Kontaktdaten und ich melde mich umgehend bei Ihnen!

Firma