Die SharePoint-News der Ignite 2018 (2/2): Content Services und Collaboration

In Teil 1 des vorliegenden Überblicks zur kommenden Roadmap von SharePoint haben wir uns auf die neuen Möglichkeiten bezüglich des Modern Intranet konzentriert. In diesem Teil werden nun Redmonds Next-Gen-Suche Microsoft Search sowie die Neuerungen in den Bereichen Content Services und Collaboration genauer beleuchtet.


Die Teile der Serie


 

Microsoft Search

Bereits an der letztjährigen Ignite hat Microsoft eine einheitliche Suche für alle Office 365 Services angekündigt. Mit Microsoft Search gehen die Redmonder nun noch einen Schritt weiter und wollen die Suche über fast alle Microsoft-Dienste und Produkte (Office 365, Windows Bing, Office.Com, Edge, Office-Anwendungen und Apps) hinweg harmonisieren. Dazu werden die verschiedenen Produkte mit einer Suchbox an prominenter Stelle ausgestattet – etwa in der Kopfzeile von Office 365, in der Titelleiste von Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint oder auf der Startseite der SharePoint Mobile App. Basis für die Suchresultate liefert der Microsoft Graph, der die gesammelten Informationen (Signale) eines Benutzers in personalisierter Form zurückliefert.

Microsoft Search

Microsoft Search vereinheitlicht die Suche über zahlreiche Dienste hinweg. (Bild: Microsoft)

 

Hier ein paar spannende Fakten zu Microsoft Search:

  • Proaktiv und kontextsensitiv: Microsoft Search kann Suchresultate proaktiv in Form von Vorschlägen anzeigen. Klickt man z.B. in Word in die leere Suchbox, werden bereits Word-Dokumente, an denen man kürzlich gearbeitet hat, angezeigt.
  • Zentrale Administration: Die Suche wird sich über das Microsoft 365 Admin Center zentral verwalten lassen. Hier wird man auch wichtige Resultate vorgeben können, wie etwa Antworten auf häufig gestellte Fragen oder die sogenannten Best Bests (bevorzugte Treffer für bestimmte Keywords).
  • Anpassbarkeit der Such-Experience: Im Frühjahr wurde bereits angekündigt, dass man die neue Suchumgebung von Office 365 ähnlich wie aktuell im Enterprise Search Center von SharePoint mit eigenen Entities, Filtern oder vertikalen Resultaten anpassen können wird. Davon wurde an der Ignite zwar nichts gezeigt, immerhin wurde aber ein weiteres Mal betont, dass man Microsoft Search im Laufe 2019 in ähnlicher Form wird anpassen können, wie bisher in SharePoint möglich war.
  • Anbindung von Drittanbietern: Microsoft arbeitet bereits an einer Connector-Funktionalität, über die man auch externe Dienste in die neue Suchumgebung wird einbinden können. Welche Dienste das sind und ab wann diese Möglichkeit zur Verfügung stehen wird, wollten die Microsoft-Verantwortlichen noch nicht verraten.

Content Services und Data Governance

Microsoft hat die Möglichkeiten in Sachen Content Services (bislang bekannt als Enterprise Content Management) in den letzten Jahren erheblich ausgebaut. Besonders bezüglich Data Governance und Datenklassifizierung sind viele neue Möglichkeiten hinzugekommen, welche sich nicht nur in SharePoint, sondern über verschiedene Office-365-Dienste hinweg nutzen lassen. Hier die wichtigsten Neuerungen aus dem Bereich Content Services:

  • Intelligente File Cards: Die Eigenschaften-Karten für Dateien liefern neue Einblicke, basierend auf Analysen durch die AI. Für Textdokumente wird beispielsweise die durchschnittliche Lesezeit oder eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Kernaussagen angezeigt. (Ende 2018)
  • Mobile Capture: Für Inhalte, welche über die OneDrive Mobile App in SharePoint hochgeladen werden, lassen sich jetzt auch gleich die notwendigen Metadaten erfassen. (Ende 2018)
  • Modern Document Templates: Dokumentvorlagen lassen sich nun sehr einfach über die Modern UI an Content Types anheften. Diese stehen anschliessend in der Dokumentbibliothek via «Neu»-Menü zur Verfügung. (Wird jetzt ausgerollt)
  • Modern Document Sets: Die bereits aus Classic SharePoint bekannten Document Sets, mit denen sich mehrere Dokumente in einem gemeinsamen Container zusammenfassen lassen, werden nun endlich auch für die Modern-Umgebung verfügbar. (Ende 2018)
  • File Plans: Damitlassen sich hierarchische Ablagepläne erstellen, welche die Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien vereinfachen sollen. File-Pläne lassen sich für die Bearbeitung in Excel exportieren und später wieder in Office 365 importieren, um die Labels entsprechend zu aktualisieren. (Ende 2018)
  • Label Analytics: Für Aufbewahrungs-Labels wird man Statistiken über Verwendung, Nutzungstrends und Inhalte abrufen können. (Ende 2018)
  • Metadatengesteuerte Labels: Basierend auf Content Types, Metadaten und Regeln lassen sich Labels automatisch zuweisen. (Ende 2018)
  • Unveränderliche Labels: Dokumente können mit einem mit “Unveränderlich”-Label versehen werden. Diese können dann weder bearbeitet noch gelöscht werden. (Ende 2018)
  • Unified Label Management: Das Label-Management zwischen Office 365 und Azure Information Protection wird vereinheitlicht.
File Cards

File Cards liefern analytische Einblicke in Dateien. (Bild: Microsoft)

Enge Verzahnung mit Microsoft Teams

Bereits in den vergangenen Monaten hat Microsoft die Integration zwischen SharePoint und Microsoft Teams stark vorangetrieben. Nun legen die Redmonder noch eine Schippe drauf und haben weitere Möglichkeiten vorgestellt, diese beiden Dienste miteinander zu verknüpfen:

  • Full Experience für Bibliotheken und Listen: In einem Teams-Register (Tab) lassen sich Dokumentbibliotheken und Listen mit vollem Funktionsumfang (Full Experience) anzeigen und nutzen. (Q4 2018)
  • Links zwischen Ordner und Teams Chat: Ordner in Dokumentbibliotheken, welche mit einem Teams Channel verknüpft sind, werden mit einem Button markiert, über den direkt zum entsprechenden Chat-Kanal gesprungen werden kann.
  • Team Workspace aus SharePoint-Site erzeugen: Für Modern Team Sites, welche noch nicht mit einem Team-Workspace verbunden sind, kann nun über einen Link ein neuer Arbeitsbereich in Microsoft Teams aufgeschaltet werden.
  • SharePoint Web Parts in Teams: Modern Web Parts lassen sich direkt in einem eigenen Teams-Register anzeigen.
  • Teams-Erweiterungen auf SharePoint Seiten: Teams-Erweiterungen von Drittanbietern können als Application Pages (neues Feature des SharePoint Framework 1.7) in SharePoint-Seiten eingebettet werden.
Apps aus Microsoft Teams können in SharePoint-Seiten eingebettet werden

Apps aus Microsoft Teams können in SharePoint-Seiten eingebettet werden. (Bild: Microsoft)

 

Aufgebohrte SharePoint-Listen

Auch für die SharePoint-Listen stehen viele spannende Neuerungen auf dem Programm. Dabei soll vor allem das Einrichten von Listen für den Endbenutzer wesentlich einfacher werden. So wird man eine Excel-Tabelle künftig einfach per Drag&Drop in den «Listen Erstellen»-Dialog von SharePoint verschieben können. Die Liste wird dann automatisch mit den notwendigen Feldtypen eingerichtet. Des Weiteren können bereits bestehende Listen als Vorlagen für die Erzeugung neuer SharePoint-Listen herangezogen werden (Q4 2018).

Weitere Neuerungen für Listen:

  • Large Lists: Predictive Indexing kommt nun mit Dokumentbibliotheken und Listen mit bis zu 30 Millionen Einträgen klar. Ausserdem können die Indizes direkt über die Modern UI verwaltet werden. (Q4 2018)
  • Verbesserungen an der UI: Spalten lassen sich per Drag&Drop verschieben und in der Breite anpassen; die Änderungen werden künftig gespeichert. Ausserdem lässt sich die Titelzeile (ähnlich wie in Excel) fixieren und eine Fusszeile (mit Summen, Durchschnittswerten etc.) einblenden. (Q4 2018)
  • Real Time Updates: Änderungen in Listen (z.B. durch andere Personen oder via Workflow) werden in Echtzeit aktualisiert. (Q4 2018)
  • Designer für Conditional Formatting: Für eigene Spaltenformatierungen ist eine integrierte Designhilfe für Enduser geplant. Zumindest einfachere Formatierungen müssen nicht mehr mühsam in JSON formuliert werden. (Q4 2018)
  • View Formatting: Dieses bereits im Frühjahr unter dem Namen Row Formatting angekündigte Feature ermöglicht es, die Formatierung von Listenzeilen komplett den eigenen Wünschen anzupassen. SharePoint-Listen kann damit ein komplett neues Look-and-Feel verpasst werden. (Q4 2018)
  • Location Column: Ein neuer Feldtyp, über den Geo-Location-Daten erfasst werden können. Anhand der Koordinaten lässt sich direkt in SharePoint eine Bing-Karte einblenden, auf welcher der angegebene Ort markiert wird. (Q4 2018)
  • Add-to-Planner-Funktion: Listen-Einträge lassen sich über einen einfachen Klick einem Planner-Board als Karte hinzufügen. (1. Halbjahr 2019)
SharePoint Listen lassen sich auf Basis von bestehenden Listen erstellen

SharePoint Listen lassen sich auf Basis von bestehenden Listen erstellen. (Bild: Microsoft)

Web Part Connections

Die Möglichkeit, Web-Parts miteinander zu verknüpfen, um SharePoint-Seiten mit dynamischen Inhalten auszustatten, gab es bereits in Classic SharePoint. Jetzt ist dieses Feature endlich auch in der Modern-SharePoint-Welt angekommen.

Das erste Web Part das als Provider fungiert und somit Daten an andere Web Parts senden kann, wird das List View Web Part sein. In Kombination mit dem List Properties Web Part lassen sich beim Anwählen eines List-Items auf derselben SharePoint-Seite dessen Eigenschaften einblenden. Neben dem List Properties Web Part können auch das File-Viewer- als auch das Embed-Web-Part als Consumer verwendet werden. Nach und nach will Microsoft weitere Out-of-the-Box-Web-Parts mit Connection-Support nachrüsten. Entwickler können ihre eigenen Web Parts auf Basis des SharePoint Framework ebenfalls mit Unterstützung für Web-Part-Verbindungen ausstatten.

Mehr Integration mit PowerApps und Flow

Auch die Integration von PowerApps und Flow mit SharePoint wird weiter vorangetrieben. Die wichtigsten Ankündigungen im Überblick:

  • PowerApps Integration mit Dokumentbibliotheken: Apps und Forms wird man nicht nur für Listen, sondern auch für Dokumentbibliotheken erstellen können. (Ende 2018)
  • PowerApps Forms in SharePoint Mobile: Mit PowerApps erstellte Listen-Formulare lassen sich auch in der SharePoint Mobile App anzeigen. (1. Halbjahr 2019)
  • PowerApps Support für Rich Text Fields: Rich-Text-Felder können nun endlich via PowerApps angezeigt und aktualisiert werden. (wird derzeit ausgerollt)
  • Flow Actions für Dokumenten-Management: Mit der neuen «Move»-Action lassen sich Dokumente zwischen Bibliotheken verschieben; ideal für Archivierungsaufgaben. Ergänzend dazu gibt es die «Create Shareable Link»-Action, mit dem ein Verweis auf ein Dokument in einer anderen Library erzeugt werden kann. (Q4 2018)
  • Set Reminder Flow: Mit dem Reminder-Flow lassen sich Erinnerungen für Items in einer Library oder Liste festlegen; beispielsweise um sich an die Fälligkeit eines Tasks oder den Ablauftermin eines Vertrags erinnern zu lassen. (Q4 2018)
  • Verbesserung für Approval Flows: Die möglichen Antworten für Genehmigungen wird man anpassen können. Ausserdem werden Benutzer in der Lage sein, ihre Anfragen abzubrechen. (Q4 2018)

Weiterführende Links

Weitere Blogartikel mit Ankündigungs-Übersichten zu SharePoint verwandten Office-365-Diensten:

OneDrive
Microsoft Teams
Microsoft Forms
Microsoft Stream
PowerApps
Microsoft Flow
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