Ende August 2023 hat Microsoft mit dem Rollout eines neuen Features begonnen, auf das viele Nutzer schon lange gewartet haben: die Möglichkeit, Ordnern eine von 16 vordefinierten Farben zuzuweisen. Die neue Funktion soll bis Ende Oktober 2023 allen Nutzern zur Verfügung stehen.
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Was sind die Vorteile von farbigen Ordnern?
Mit Hilfe von Farben kann die Erkennung und Organisation von Ordnern erleichtert werden. Zum Beispiel können verschiedene Farben für verschiedene Projekte, Abteilungen oder Themen verwendet werden. Oder es kann einfach eine auffällige Farbe gewählt werden, um einen wichtigen Ordner hervorzuheben.
Wie werden die passenden Farben ausgewählt?
Die Farbe eines Ordners lässt sich mit wenigen Klicks anpassen. Dazu muss mit der rechten Maustaste auf einen Ordner in SharePoint oder OneDrive geklickt und der Eintrag “Ordnerfarbe” ausgewählt werden. Anschliessend kann aus einem Pop-up-Menü eine von 16 Farben selektiert werden. Alternativ kann die Farbe bereits beim Erstellen eines neuen Ordners festgelegt werden.
Was sind die Einschränkungen von farbigen Ordnern
Bei der Verwendung von farbigen Ordnern gibt es einige Einschränkungen, die man beachten sollte:
- Keine Synchronisation: Die Ordnerfarben werden nicht mit dem lokalen Computer synchronisiert, sodass sie ausschliesslich im Webbrowser sichtbar sind und nicht im Windows-File-Explorer angezeigt werden.
- Keine echten Metadaten: Die zugewiesenen Ordnerfarben sind keine Bestandteile der Metadaten. Damit ist es beispielsweise nicht möglich, nach Farben zu suchen oder zu filtern. Für eine effektive Strukturierung von Daten ist weiterhin die Verwendung von Metadaten oder Document-Sets (Dokumentmappen) notwendig.
Fazit
Die Einführung farbiger Ordner in SharePoint und OneDrive ist zweifellos eine willkommene Erweiterung, welche die visuelle Organisation von Foldern erleichtert. Trotz einiger Einschränkungen leistet dieses Feature einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Organisation von Dateien auf der Microsoft-365-Plattform.
