Die News-Funktionalität in SharePoint hat sich als wertvolles Feature zur unternehmensweiten Verbreitung von Nachrichten und Informationen im Intranet etabliert. Allerdings standen Unternehmen bislang vor der Herausforderung, dass wichtige Nachrichten von den Mitarbeitenden oft übersehen oder nicht gelesen wurden.
Was ist SharePoint News für E-Mail?
Um dieser Problematik entgegenzuwirken, führt Microsoft nun das Feature “SharePoint News für E-Mail” ein, welches bis Ende September 2023 auf allen M365-Tenants vollständig ausgerollt sein sollte. Diese Funktion erlaubt es, Nachrichtenbeiträge nicht nur auf einer SharePoint-Site zu veröffentlichen, sondern gleichzeitig als komplette HTML-Seite per E-Mail zu versenden. Der Vorteil: Die Empfänger können die Beiträge direkt in ihrem Posteingang lesen ohne den Umweg über die entsprechende SharePoint-Site gehen zu müssen.
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Wie funktioniert SharePoint News für E-Mail?
SharePoint bietet neu sechs spezialisierte Vorlagen an, mit denen E-Mail-fähige Nachrichten einfach erstellt werden können. Die Erstellung des Nachrichtenbeitrags erfolgt wie bisher und es stehen weitgehend dieselben Seiten-Layoutfunktionen zur Verfügung. Allerdings wurde die Auswahl an Web-Parts (siehe Bild) eingeschränkt, um die Kompatibilität mit den E-Mail-Clients zu gewährleisten.
Sobald der Verfasser seinen Nachrichtenbeitrag fertiggestellt hat, kann er auf “Posten und Senden” klicken. Der vollständige Beitrag wird dann in einem E-Mail-Fenster angezeigt, in dem die Empfängeradressen hinzugefügt werden können.
Nachrichten, die im Posteingang eines Benutzers eingehen, können direkt durch Öffnen des Mails gelesen werden. Alternativ kann man den Beitrag per Mausklick auch auf SharePoint lesen. Wichtig zu beachten ist, dass sich Beiträge auch an Personen verschicken lassen, die keinen Zugriff auf die entsprechende SharePoint Site haben. Wer sicher gehen will, kann diese alternativ als Link verschicken. Der Link zu SharePoint funktioniert nur, wenn der Empfänger auf der entsprechenden SharePoint Site, die nötigen Berechtigung hat.
Fallstricke bei Sicherheit und Datenschutz
Um sicherzustellen, dass die Informationen innerhalb des eigenen Tenants verbleiben, erlaubt SharePoint für den Mailversand nur die Verwendung von internen Mailadressen von Benutzerkonten, Microsoft-365-Gruppen und Verteilerlisten. Aber Achtung, die Beschränkung auf interne Adressen greift nicht, wenn sich externe Mailadressen auf einer Verteilerliste befinden. In diesem Fall werden Nachrichten trotzdem zugestellt.
Auch lässt sich nicht verhindern, dass Empfänger Newsbeiträge an externe Personen weiterleiten. Schade, dass Microsoft keine direkte Unterstützung für Sensitivity Labels für den Versand von Nachrichten implementiert hat. Damit könnten externe Weiterleitungen wirksam verhindert werden.
Der Versand von SharePoint News per E-Mail erfolgt über das Outlook-Konto des Verfassers. Dieser Mechanismus stellt sicher, dass die Nachricht die Exchange Online-Transportpipeline durchläuft. Dadurch können alle relevanten Transportregeln und DLP-Richtlinien angewendet werden, die auf die Nachricht zutreffen.
Eigene Templates
Wie bisher können auch für E-Mail-Nachrichten firmeneigene Templates erstellt werden. Leider hat Microsoft das User Interface bei der Vorlagenauswahl sehr unglücklich gelöst: Die firmeneigenen Pages-Templates, wurden auf ein zweites Register in den Hintergrund verbannt (siehe Bild). Das ist unschön, denn viele Firmen möchten, dass die Benutzer diese hauseigenen Vorlagen verwenden, um einheitliche Seitengestaltung sicherzustellen. Der Umweg über eine separate Registerkarte wirkt dem entgegen.
Wichtige Fragen und Antworten
Lässt sich SharePoint News für E-Mail deaktivieren (z.B. für Firmen, die bereits eine eigene E-Mail-Lösung für News einsetzen)?
Nein, vorerst ist es nicht möglich, SharePoint News für E-Mail zu deaktivieren. Microsoft erwägt jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die Deaktivierung über ein PowerShell-Kommando möglich zu machen.
Können bereits erstellte News-Seiten in E-Mail-Newsseiten konvertiert werden?
Nein, das wird derzeit nicht unterstützt.
Können erstellte E-Mail-fähige Newsseiten zu einem späteren Zeitpunkt erneut als E-Mail (z.B. für Updates) versendet werden?
Ja, das ist möglich.
Können neben den News-Seiten auch Standard-SharePoint-Pages per E-Mail verschickt werden?
Nein, SharePoint News für E-Mail ist ausschliesslich für Nachrichtenbeiträge ausgelegt. Standard-SharePoint-Pages können nicht auf diese Weise versendet werden.
Werden Abrufe von verschickten News in der Page-View-Statistik berücksichtigt?
Ja, Abrufe von versendeten Nachrichten werden in der Page-View-Statistik erfasst und mitgezählt.
Können die E-Mail-Nachrichten auch auf Mobilgeräten angezeigt werden?
Ja, E-Mail-Clients auf Mobilgeräten werden ebenfalls unterstützt.
Fazit
Insgesamt ermöglicht die Einführung von “SharePoint News für E-Mail” eine effektive Lösung für die unternehmensweite Verbreitung von Informationen. Mit der Möglichkeit, Beiträge direkt als E-Mail zu versenden wird sichergestellt, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden. Die Integration von eigenen Templates bietet zudem die Chance, einheitliches Branding und Design in der Unternehmenskommunikation zu gewährleisten. Trotz einiger Einschränkungen bietet SharePoint News für E-Mail eine effiziente Möglichkeit, die interne Kommunikation zu optimieren.
