SharePoint an der Ignite 2017: Ein Feuerwerk an Neuerungen

Im Rahmen ihrer Tech-Konferenz Ignite 2017 hat Microsoft eine regelrechte Flut an Neuerungen präsentiert, welche in den kommenden Monaten für SharePoint Online verfügbar werden sollen.

Nachfolgend habe ich die zahlreichen Ankündigungen, welche in über verschiedenen SharePoint-Sessions verteilt gemacht wurden, zu einem Überblick zusammengetragen. Wo bekannt, habe ich den zu erwartenden Verfügbarkeitstermin in Klammern dazu geschrieben.

Modern SharePoint Sites, Web Parts und News

Im Zusammenhang mit den SharePoint Sites (Communication und Team Sites) werden noch in diesem Jahr eine Vielzahl an neuen Features ausgerollt. Spannend ist insbesondere, dass sich dank neuen Web Parts viele externe Dienste (Office 365 Apps wie Planner oder Forms oder auch 3rd-Party-Angebote wie Salesforce, Twitter, Trello etc.) in SharePoint integrieren lassen. SharePoint Sites können dadurch als Hub fungieren, auf dem sich Informationen, Dokumente und Apps in einem bestimmten Kontext zusammenfassen lassen. Nachfolgend ein Überblick:

Team Sites und neue Web Parts

• Verknüpfen von Team Sites mit Office Groups: Demnächst wird man bestehende Team Sites auch nachträglich mit Office 365 Groups verknüpfen können. Bislang konnte die Verknüpfung nur bei der Erstellung neuer Office Gruppen oder Modern Team Sites erzeugt werden. Diese Möglichkeit wird vorerst nur für Top-Level-SharePoint-Sites (Site auf der höchsten Hierarchieebene einer Site Collection), nicht aber für Sub-Sites zur Verfügung stehen. Ausserdem muss bei der Verknüpfung zwingend eine neue Office-Group erstellt werden. (Q1/Q2 2018)
• Bessere Analytics-Funktionen: Die Site-Analytics-Funktion liefert künftig mehr Informationen über eindeutige Benutzer, Site Visits, wichtige Inhalte und geteilte Dokumente. (Q4 2017)
• Web Parts für Office-365-Dienste: Neue oder überarbeitete Web Parts für Planner, Microsoft Forms, Gruppenkalender (von Office Groups), PowerBI, PowerApps und Yammer erlauben die Integration von anderen Office-365-Apps direkt in SharePoint-Seiten. (Q4 2017)
• File Viewer Web Part: Ein neues File Viewer Web Part erlaubt das direkte Einbetten von Dokumenten in SharePoint-Seiten. Dabei unterstützt das Web Part mehr als 270 verschiedene Dateitypen. (Q4 2017)
• Web Parts für externe Dienste: Eine Palette neuer Web Parts ermöglicht die Integration von Nicht-Microsoft-Services in SharePoint. Geplant sind Web Parts für Dienste wie Facebook, Twitter, GitHub, JIRA, RSS, Salesforce oder Google Analytics. (Q4 2017 / Q1)

Communication Sites

• Promote-Funktion: Ein Promote-Funktion erlaubt es, News-Artikel direkt in die Navigation als Link einzubetten oder als E-Mail an bestimmte Personen oder Gruppen zu verschicken. (Q4 2017)
• E-Mail-Newsletter-Generator: News-Artikel einer Communication Site können per Point&Click selektiert und als E-Mail-Newsletter verschickt werden. (Q4 2017)
• Kopieren von Seiten: Echte Site-Vorlagen, wie man sie aus den klassischen SharePoint Publishing Sites kennt, wird es frühestens gegen Ende 2018 geben. Als Ersatz dafür hat Microsoft eine «Start with a copy of this page»-Funktion eingebaut, über die man eine bestehende Seite als Basis für eine neue Page heranziehen kann. (Q4 2017)
• Bing Image Search: Eine Integration mit Bing Image Search erlaubt es, Bilder zu bestimmten Themen direkt während des Erstellungsprozesses zu finden und per Mausklick in die SharePoint-Seite einzubetten. Die Suchfunktion achtet darauf, dass nur Bilder, welche unter der Creative Commons License publiziert wurden, zur Auswahl angeboten werden. (Q4 2017)
• Approval und Scheduling für Seiten und News: Erst im nächsten Jahr wird es die bereits aus den Publishing Sites bekannten Features für das Genehmigen oder automatische Aufschalten von Artikeln geben. Passend dazu ist auch eine Integration mit Microsoft Flow geplant. (Q1/Q2 2018)
• Spacer und Divider Web Parts: Es gibt neue Web Parts um Seiten mit Gestaltungselementen (Trennlinie, White Space) aufzuhübschen. (Q4 2017)

SharePoint News und Mobile App

• Bessere Integration mit Microsoft Teams: SharePoint-Seiten wird man direkt als eigenes Register in einen Microsoft Teams Workspace einbetten können. Ausserdem lassen sich SharePoint News automatisch in einen Chat-Kanal posten.
• Push-Nachrichten für News: Basierend auf dem Microsoft Graph erhalten Benutzer für sie relevante News in Form von Push Notifications zugestellt.
• Read-Later-Funktion: Über eine Read-Later-Funktion können Artikel zum späteren Lesen markiert werden.
• SharePoint Mobile App: Die SharePoint Mobile App wird neu über einen «Me»-Bereich verfügen, über den gespeicherten News-Artikel und kürzlich benutzte Dokumente abgerufen werden können. Die Funktionalität der Android-SharePoint-App wurde jener für iOS angeglichen und unterstützt jetzt das Erstellen von News und den Zugriff auf On-Premise-SharePoint-Installationen.

SharePoint Hub Sites

Eine der wohl wichtigsten SharePoint-Ankündigungen der Ignite sind die sogenannten Hub Sites, welche im Laufe des ersten Halbjahres 2018 ausgerollt werden. Dabei handelt es sich um einen neuen Site-Typ, dem sich verwandte Team- und Communication-Sites zuordnen lassen. Damit können Sites, die beispielsweise zu einem bestimmten Firmenbereich oder Projekt gehören, unter einem gemeinsamen Dach zusammengefasst werden. Die Inhalte der zugeordneten Sites (News, Kalendereinträge etc.) werden von der Hub Site in aggregierter Form dargestellt. Ausserdem erhalten alle angeschlossenen Sites eine zusätzliche, einheitliche Top Navigation (neben der eigenen Navigation) eingeblendet. Diese bietet Zugriff auf alle Sites eines SharePoint-Hubs. (Q1/Q2 2018)

Dokument- und Content-Management

In Sachen Dokument- und Enterprise-Content-Management hat sich bei SharePoint in den letzten Jahren wenig getan. Jetzt bringt Microsoft endlich wieder Innovationen, welche den Umgang mit Dokumenten und Inhalten verbessern. Ausserdem profitiert SharePoint von einer stärkeren Anbindung an OneDrive und insbesondere von einigen Neuerungen des Next Generation Sync Clients (NGSC).

• Attention Views sind spezielle Ansichten in SharePoint-Bibliotheken, welche alle Dokumente anzeigen, die spezieller Aufmerksamkeit bedürfen. In einem ersten Schritt kann die Attention-Ansicht Dateien mit fehlenden Metadateneinträgen auflisten. Weitere Attention-Ansichten sollen in naher Zukunft folgen, wie etwa das Anzeigen aller Dateien, welche bereits seit längerer Zeit ausgescheckt sind. (Oktober 2017)
• Multi Metadata Editing: Über das Information Panel wird man Metadateneinträge gleich mehreren selektierten Items zuweisen können.
• Metadaten-Panel in Word 2016: Die SharePoint-Metadaten eines Dokuments können direkt in einem Fenster in Word 2016 eingeblendet und editiert werden. Bekannt als Document Information Panel (DIP) gab es diese Funktion bereits in früheren Office-Versionen. Nun kommt dieses Feature zurück, vorerst allerdings nur für Word 2016. (Januar 2018)
• Event-based Retention: Dokumentarchivierungen oder -löschungen lassen sich über externe Ereignisse (z.B. wenn ein Projekt beendet wurde) auslösen. (Q4 2017)

• Files On-Demand: Der Next Generation Sync Client für OneDrive wird auch Dateien im File Explorer anzeigen können, welche nicht lokal synchronisiert wurden, sondern lediglich in der Cloud gespeichert sind. Insbesondere bei umfassenden SharePoint-Dokumentbibliotheken kann dieses Feature enormen lokalen Speicherplatz und Bandbreite einsparen. Auf Wunsch wird man die Dateien per Mausklick für die Offline-Nutzung herunterladen können. File On-Demand wird es nur für Windows 10 geben. (17. Oktober mit Windows 10 Fall Creators Update)
• Support für IRM/DRM-Synchronisation: Endlich wird man auch mittels IRM/DRM (Information Rights Management/Digital Rights Management) geschützte Bibliotheken via OneDrive synchronisieren können.
• Preview von 270+ Filetypen: SharePoint-Dokumentbibliotheken und OneDrive Web unterstützen nun mehr als 270 Dateitypen inklusive Anzeige der entsprechenden Thumbnails. Ausserdem lassen sich die Dateien direkt mit dem integrierten Fileviewer betrachten.
• Sharing ohne Microsoft Account: Dateien können auch mit Personen geteilt werden, die über keinen Microsoft-Account verfügen. Dazu lässt sich per E-Mail ein Zugangscode versenden, der nur einmal verwendet werden kann und nur 15 Minuten gültig ist.
• Schnellere Office Web Apps: Das Öffnen von Dokumenten über die Office Web Apps (Word Online, Excel Online und PowerPoint Online) wird künftig deutlich schneller vonstattengehen.
• Visual Content Intelligence: Textextraktion und -erkennung von Bildinhalten (z.B. von gescannten Quittungen oder Visitenkarten), um diese via Suche einfacher wiederfinden zu können. (Q4 2017)

Neue Search Experience (Q4 2017)

Für Office 365 hat Microsoft ein neues Suchcenter angekündigt, welches Suchresultate auf Basis der via Microsoft Graph gesammelten Informationen (Signale) eines Benutzers in personalisierter Form zurückliefert. Die neue Search Experience wird unter anderem über SharePoint Home zugänglich sein und ähnelt stark dem bisherigen Enterprise Search Center in SharePoint. Es bietet allerdings mehr Komfortfunktionen wie Live Preview von Dateiinhalten, ausführliche Eigenschaften-Karten für Suchtreffer oder Drill-Down-Funktionen, über die man direkt den Speicherort eines Suchresultats inspizieren kann (z.B. den Ordner eines Dokuments). Praktisch ist, dass man diese Komfort-Goodies nutzen kann, ohne die eigentliche Suchresultatseite verlassen zu müssen.

Leider wird man das neue Suchcenter nicht erweitern und anpassen können, wie das bei einem SharePoint Enterprise Search Center möglich ist. Eigene Query Rules (Abfrageregeln) zum Hochstufen von Suchtreffern werden zwar auch von der neuen Suche berücksichtigt, eigene Search Verticals, Refiners oder gar angepasste Display Templates wird man vorerst nicht einbauen können. Unternehmen, welche stark auf eine angepasste SharePoint-Suche setzen, werden in Office 365 vorerst parallel zwei Benutzerumgebungen für die Suche einsetzen müssen. Dies dürfte bei vielen Benutzern für Verwirrung sorgen.

Theming, Branding, Site-Vorlagen

Für Modern SharePoint Sites wird es wieder offizielle Wege geben das eigene Firmenbranding umzusetzen. Ebenfalls wird man wieder die Möglichkeit erhalten, eigene Site-Vorlagen zu bauen (z.B. wenn man eine standardisierte Fassung für Team- oder Projekt-Sites haben möchte), welche beim Erstellen einer Site automatisch angewendet werden können.

• Theming: Es lassen sich eigene Themes vordefinieren, welche schliesslich von den Benutzern einer Site zugewiesen werden können. Vorerst lässt sich per Themes aber nur die Farbgebung beeinflussen. Die Unterstützung für Schriften wird im ersten Halbjahr 2018 folgen. Für das Definieren der Themes stellt Microsoft einen Online Style Editor bereit, mit dem das benötigte JSON-File generiert werden kann. Dieses muss dann via PowerShell in die zentrale Theme-Gallery hochgeladen werden. (Q4 2017)
• Top-Level-Navigation für Hub Sites: Die Top-Level-Navigation einer Hub Site kann mit einem eigenen Logo und einer Hintergrundfarbe ausgeschmückt werden. Alle Sites, welche der Hub Site zugewiesen werden, erhalten dann die gemeinsame Navigation mit dem eingerichteten Branding angezeigt. (2018)
• Site Designs und Site Scripts: Konfigurationen von Sites lassen sich in sogenannten Site Designs zu einer Vorlage zusammenfassen, die dann beim Erstellen einer Site ausgewählt und auf die neue Site angewendet werden kann. Site Designs bestehen aus Site Scripts, welche aus verschiedenen Aktionen wie etwa «Erstellen von Listen», «Applizieren von Themes», «Erstellen von SharePoint-Seiten» bestehen können.
• SPFx Extensions vNext: Entwickler werden über das SharePoint Framework in naher Zukunft weitere Möglichkeiten erhalten, SharePoint mit eigenen Funktionen und Branding-Anpassungen zu erweitern. Angedacht sind unter anderem weitere Platzhalter, um eigenen Code zu integrieren oder Anpassungsmöglichkeiten für Formulare oder die Navigation. (2018/2019)

Flow und PowerApps in Zusammenarbeit mit SharePoint-Listen

Die Redmonder haben einmal mehr unterstrichen, dass Flow und PowerApps die Nachfolge-Technologien für SharePoint Designer, InfoPath und Access Web Apps (letzteres steht nur noch bis April 2018 zur Verfügung) sein werden. Für beide Produkte wurden denn auch einige interessante Neuerungen im Zusammenhang mit SharePoint vorgestellt:

• Flow Launch Panel: Vor dem Start eines Workflows lässt sich ein Formular einblenden, in dem für den Flow benötigten Eckdaten erfasst werden können. (Oktober 2017)
• Vorgefertigte Flows: Listen und Bibliotheken erhalten einfache Standardworkflows, etwa zum Genehmigen von Dokumenten oder Einholen von Feedbacks. (Q4 2017)
• Support für Multi-Value-Felder: PowerApps erhält Lese- und Schreibunterstützung für Auswahlfelder, welche mehrere Werte enthalten können. Für Flow wird es vorerst nur Read-only-Support geben. Gegen Ende Jahr soll aber auch Flow Schreibunterstützung bekommen. (Oktober 2017)
• Support für Managed Metadata: Über den Terminologiespeicher verwaltete Metadaten können endlich via PowerApps und Flow ausgelesen und wieder zurückgeschrieben werden. (Q4 2017)
• Form-Design mit PowerApps: SharePoint-Listen können mit Hilfe von PowerApps um eigene Bearbeitungsformulare erweitert werden. Über eine Rules Engine sollen Formulare mit intelligenten Funktionen wie etwa kaskadierenden Auswahlfeldern ausgestattet werden können. PowerApps bietet zudem neu ein spezielles SharePoint Theme, so dass Formulare dem Design von SharePoint entsprechen. (Oktober 2017)
• PowerApps Web Part: Das Web Part zu PowerApps wurde schon länger angekündigt und soll nun Ende Jahr endlich erscheinen. Es erlaubt sowohl Forms als auch Apps in SharePoint-Seiten zu integrieren. (Ende 2017)
• Attachments in PowerApps: Attachments können an PowerApps-Fomulare geheftet und in SharePoint-Listen gespeichert werden. (Q4 2017)
• Eigene Formatierung für Felder: Individuelle Formatierungen lassen sich jetzt direkt über die SharePoint-UI festlegen. Die Formatierungslogik muss in Form eines JSON-Files deklariert werden. (Oktober 2017)
• Predictive Indexing: Eine neue Indexfunktion soll das Arbeiten mit sogenannten Large Lists verbessern. Indizes werden anhand des Benutzerverhaltens automatisch zugewiesen und sollen die User Experience bei der Nutzung von Listen und Bibliotheken mit grossen Mengen an Items erheblich verbessern. (Q4 2017)

Administration, Security und Compliance

Das neue SharePoint Admin Center wurde bereits im letzten Frühjahr angekündigt und wird neben anderem besseres Site Management, Site-Statistiken und übersichtlich gruppierte Konfigurationspanels bringen. Der Erscheinungstermin der neuen Administrationsumgebung wurde auf das erste Halbjahr 2018 verschoben. Weitere interessante Neuerungen aus Administratorensicht:

• SharePoint Migrations Tool: Erstmals wird Microsoft ein eigenes Werkzeug zum Migrieren von grössere Mengen an Dokumenten nach SharePoint und OneDrive anbieten. Ausgangspunkt für die Migration können SharePoint-On-Premise-Bibliotheken oder Files Shares sein. Ausserdem können auch sogenannte Bulk-Migrationen mit Hilfe eines CSV-Files durchgeführt werden. Damit lassen sich Uploads mit mehreren Quell- und Ziel-Lokationen automatisiert abwickeln. (Preview-Version verfügbar)
• Multi-Geo-Support: Die Multi-Geo-Funktionalität, welche neu für Office 365 angekündigt wurde, wird auch in SharePoint unterstützt werden. Diese Funktion erlaubt es Unternehmen zu steuern, in welcher geografischen Region bestimmte Daten gespeichert werden sollen. Ein Office-365-Tenant lässt sich quasi über mehrere Microsoft-Datencenter verteilen. Damit sollen Firmen insbesondere länderspezifischen Regulierungen besser Rechnung tragen können. (Q4 2017)
• Site-Level Device Access Policies: Zugriffs-Policies für Geräte lassen sich demnächst auf Site-Level steuern.
• Service-Level Encryption-Key: Kunden können für die Verschlüsselung der Daten auf SharePoint und OneDrive eigene Keys verwenden. (Bereits verfügbar)

SharePoint Server 2019

«Last but not least» hat Microsoft für das nächste Jahr eine neue On-Premise-Version des SharePoint Servers in Aussicht gestellt. Bei dieser Ankündigung handelt es sich allerdings mehr um ein Bekenntnis als um eine echte Produktvorstellung, denn über die zu erwartenden Neuerungen wurde kaum gesprochen. Bekannt ist lediglich, dass man mit dem Next Generation Sync Client (OneDrive) auch Bibliotheken des SharePoint 2019 Servers wird synchronisieren können. Welche der oben aufgezeigten Neuerungen in den nächsten On-Premise-Server Einzug halten werden, bleibt abzuwarten. Allzu grosse Erwartungen sollte man hierbei allerdings nicht haben, denn die Zukunft praktisch aller Microsoft-Produkte liegt in der Cloud, auch SharePoint bildet hier keine Ausnahme.