Die Zukunft von SharePoint (2): SharePoint Home

Mit SharePoint Home wird die bisherige Sites-Ansicht von Office 365 durch einen neuen, viel ansprechender gestalteten Hub ersetzt. Dieser soll Benutzern einerseits den Zugriff auf häufig benutzte SharePoint-Sites erleichtern und andererseits durch Vorschläge beim Entdecken von weiteren, für sie interessanten Sites helfen. Neben den klassischen SharePoint Team- und Publishing-Sites werden auch einzelne Kanäle des Video-Portals und Delve Blogs eingeblendet.

Zugriff auf die neue Homepage erhält man wie bisher über ein separates Tile (Kachel) im App Launcher. Die entsprechende Kachel hat Microsoft von “Sites” in “SharePoint” umbenannt, um damit zu unterstreichen, dass die Intranet- und Collaboration-Plattform im Office-365-Ökosystem wieder eine zentrale Rolle spielen wird.

SharePoint Home im Überblick

Im Grossen und Ganzen bietet SharePoint Home in etwa dieselben Funktionen wie die bisherige Sites-Page. Allerdings kommt diese jetzt in einem viel attraktiveren und übersichtlicheren Look daher. Die neue Homepage setzt sich aus den folgenden Bereichen und Funktionen zusammen:

• Frequent (Häufig): Dieser Bereich gibt dem Benutzer einen Überblick über jene Sites, die von ihm häufig genutzt wurden. Die Sites werden in Form von Kärtchen dargestellt, in denen neben dem Namen und Logo der Site auch die letzten drei Aktionen des Benutzers aufgelistet werden. So wird beispielsweise angezeigt, welche Dokumente man zuletzt bearbeitet oder welches Video man sich angeschaut hat. Schade ist, dass die Aktionen nicht mit einem Link ausgestattet sind, so dass man gleich zum entsprechenden Dokument oder Video springen kann. Damit man die einzelnen Sites einfacher auseinander halten kann, verfügt jedes Kärtchen am Kopf über einen eingefärbten Balken. Seltsam ist, dass die Farben nur teilweise direkt von der eigentlichen Site übernommen werden. So wird zum Beispiel die Farbe des Video-Kanals auch in der angezeigten Karte widergespiegelt. Bei Team- und Publishing-Sites hingegen, wird die Kolorierung dem Anschein nach zufällig vergeben. Da Sites in vielen Firmen je nach Anwendungszweck oder Unternehmensbereich unterschiedlich eingefärbt werden, wäre es sinnvoll, wenn diese auch in SharePoint Home berücksichtigt würden. Gut möglich, dass diese Möglichkeit nachgereicht wird, wenn Microsoft im Laufe des Jahres die neuen «Modern Team Sites» einführt. Praktisch: Über ein Stern-Symbol, welches in jeder Karte oben rechts dargestellt wird, kann per Mausklick einer Site direkt ge- oder entfolgt werden.

• Suggested (Vorgeschlagen): Hier wird eine Auswahl von empfohlenen Sites angezeigt, welche den Benutzer auch interessieren könnte. Die Empfehlungen werden aufgrund des Nutzerverhaltens via Office Graph ermittelt. Wie im Bereich “Frequent” werden die angezeigten Sites auch hier in Form von farbigen Karten (jedoch ohne Aktionen) dargestellt.
• Following (Ich folge): Der “Following”-Bereich bietet einen Überblick über alle Sites, denen man aktuell folgt oder die man kürzlich besucht hat. Zudem können Benutzer hier zentral verwalten, welche Sites sie per Follow abonniert haben möchten. Zum besseren Verständnis: Inhalte von Sites, denen man folgt, werden unter anderem im Activity-Feed von Delve höher gewichtet. Ausserdem werden abonnierte Sites, in der Navigation zur Auswahl vorgeschlagen. Dies ist zum Beispiel in der kommenden neuen SharePoint Mobile App oder bei der neuen Kopierfunktion in OneDrive for Business der Fall.

• Links: In einer Linkliste kann der Administrator zentral Verweise auf wichtige Ressourcen, Sites oder Services vorgeben. Hier können beispielsweise von Benutzern oft benötigte Links auf den Helpdesk, die Intranet-Einstiegsseite oder den öffentlichen Webauftritt des Unternehmens hinterlegt werden.
• Search (Suche): Ein Suchfeld oben rechts, das bereits beim Tippen erste Treffer anzeigt, hilft beim Aufspüren von Sites und Dokumenten. Über einen “Show more results”-Link (“Weitere Ergebnisse anzeigen”) gelangt man auf eine ausführlichere Suchresultatseite. Betreibt man ein eigenes, auf SharePoint basierendes Suchcenter, kann das etwas verwirrend sein, da der Benutzer nicht die gewohnte Suchresultatseite präsentiert bekommt. Besser wäre, wenn der Administrator konfigurieren könnte, wo der «Show more results»-Link hinzeigen soll. Immerhin gibt es am Fuss der Resultatseite den Link “Go to classic results page”, der auf das SharePoint-Suchcenter verweist.

Verfügbarkeit

Der Rollout für First-Release-Tenants hat bereits begonnen. Alle übrigen Office-Tenants dürften SharePoint Home noch im Laufe des Sommers erhalten. Die neue Homepage ist über folgende URL erreichbar: https:// ***.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx (***Bezeichnung des eigenen Tenants hier einsetzen). Es ist gut möglich, dass die neue SharePoint-Page bereits zur Verfügung steht, auch wenn noch das alte “Sites”-Tile im App Launcher eingeblendet wird. Bei Interesse einfach mal ausprobieren.

Deaktivieren von SharePoint Home

Wer SharePoint Home seinen Benutzern nicht zur Verfügung stellen möchte, kann dies in Office 365 über das SharePoint Admin Center via “Settings” (“Einstellungen”) unter “Show or Hide Options” (“Optionen ein- oder ausblenden”) bei der Option “Sites” (“Websites”) ausblenden. Damit wird die “SharePoint”-Kachel im App-Launcher nicht mehr angezeigt. Über die oben genannte URL lässt sich die SharePoint-HomePage allerdings trotzdem aufrufen, falls man die URL kennt oder in den Browserfavoriten gespeichert hat.

Fazit

Eigentlich bietet die neue SharePoint-Home-Ansicht wenig, was nicht schon von der bisherigen Sites-Ansicht abgedeckt wurde. Allerdings wurde die neue Homepage wesentlich übersichtlicher und attraktiver gestaltet, was dem Anwender den Zugang und die Auffindbarkeit von Sites erheblich erleichtern dürfte. Die unter SharePoint Home aggregierten Sites können dabei in unterschiedlichen Site Collections im gesamten Office-365-Tenant verteilt sein. Vor allem in grossen SharePoint-Umgebungen kann das den Zugang auf häufig verwendete Ressourcen erheblich erleichtern. Der Namenswechsel von “Sites” auf “SharePoint” ist aus Microsoft-Sicht zwar nachvollziehbar aber für Enduser eher verwirrend. Im Endeffekt sind es eben doch einzelne Sites, welche hier angezeigt werden. Eine Bezeichnung wie Site Directory (oder Site Verzeichnis) wäre wesentlich treffender und selbsterklärend gewesen.

Die Zukunft von SharePoint: Die weiteren Teile der Serie

1. Überblick und Start zur Serie
2. SharePoint Home
3. Modern Document Libraries
4. SharePoint Mobile App
5. Modern Lists
6. Modern Team Sites