Lync Online ergänzt das Office-365-Angebot um die Möglichkeit der Echtzeitkommunikation. Dabei werden Anwendungen wie Instant Messaging (IM), Audio- und Video-Calls sowie Online Conferencing (inkl. Sharing von Desktop und Anwendungen) abgedeckt.
Anders als bei Exchange Online gibt es für Lync Online keinen voll ausgestatteten Web-Client. Der angebotene Web-Zugang, Lync Web Access, ist ausschliesslich für Online-Konferenzen gedacht. Stattdessen wird zwingend der sogenannte Lync-Client benötigt, der lokal installiert werden muss. Das macht auch durchaus Sinn, schliesslich wird durch dessen ständigen Betrieb im Hintergrund eine möglichst hohe Erreichbarkeit der Benutzer gewährleistet.
Der Lync-Client, der übrigens die beiden Vorgängerprogramme Office Communicator und Office Live Meeting ersetzen wird, erinnert in punkto Funktionalität und Bedienung stark an andere Telefonie- und Instant-Messaging-Programme wie Skype oder Windows Live Messenger. Die Kontakte werden in einer Liste mit ihren Präsenz- und Statusinformationen angezeigt. Über ein Kontextmenü lassen sich Chats, Konferenzen oder Anrufe initiieren. Eine Besonderheit des Lync Clients ist der sogenannte Activity Feed, über den Statusinformationen der verknüpften Benutzer in Form eines kontinuierlichen Streams (ähnlich wie bei Facebook oder Twitter) angezeigt werden.
Microsoft hat Lync Online teilweise mit den anderen Angeboten der Office-365-Suite integriert. So werden beispielsweise Präsenzinformationen in der Kontaktliste von Outlook Web Access (OWA), in der Kopfzeile einer E-Mail oder in SharePoint-Sites angezeigt. Ausserdem lassen sich IM-Chats direkt aus OWA ohne Umweg über den Lync-Client starten.
Das spannende an Lync Online ist, dass sich die Kommunikation nicht auf die eigene Office-365-Umgebung beschränken muss. Via Domain-Federation können firmenübergreifende Verbindungen zu anderen Lync-Umgebungen (Office 365 oder On-Premise-Lync-Installationen) eingerichtet werden. Zudem lassen sich auch öffentliche IM-Dienste an Lync-Online anbinden. Vorerst wird allerdings lediglich Windows Live unterstützt. Andere IM-Services wie etwa AOL oder Yahoo sind gemäss Microsoft in Planung.
Kein echtes VoIP-System
Leider ist handelt es sich bei Lync Online nicht um ein echtes Voice-over-IP-System. So werden VoIP-Anrufe ins öffentliche Telefonnetz vorerst nicht unterstützt werden. Direkte Audio- und-Video-Calls lassen sich nur zwischen Lync-Client innerhalb von Office 365 und der federierten Lync-Server führen. Auch lassen sich keine Desktop-IP-Telefone nutzen, so dass man für Gespräche zwingend ein Headset nutzen muss. Wer die volle VoIP-Funktionalität ausschöpfen will, muss zwingend einen On-Premise Lync 2010 Server einsetzen, der an Office 365 (nur Enterprise-Plan E4) angebunden werden kann.
Office 365 bald mit Skype-Integration?
Mit der kürzlichen Übernahme von Skype eröffnen sich für Microsoft auch im Zusammenhang mit Office 365 neue Möglichkeiten. Mit einer kompletten Anbindung der Skype-Infrastruktur an Office 365 wäre nicht nur jeder Skype-Nutzer direkt von Microsofts Cloud-Büro erreichbar, sondern via SkypeOut auch Anrufe ins öffentliche Telefonnetz möglich. Konkrete Pläne in diese Richtung haben die Redmonder aber noch nicht angekündigt.
Ein weiterer Schwachpunkt von Lync Online ist die fehlende Unterstützung für Mobilgeräte. Zwar arbeitet Microsoft an Lync-Apps für Windows Phone 7 (Bestandteil des nächste Windows Phone Updates, Codename „Mango“) und iPhone. Diese dürften aber erst Herbst dieses Jahres verfügbar werden. Für einen offiziellen Android-Client gibt es derzeit keine Ankündigung.
Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie
Im Gegensatz zu Exchange Online, bei dem nahezu das gesamte Funktionsangebot von Exchange 2010 im Rahmen von Office 365 zur Verfügung steht, fehlen bei SharePoint Online einige Features der On-Premise-Version des SharePoint Server 2010. Immerhin hat es Microsoft aber geschafft, einen Grossteil der SharePoint-2010-Funktionen in die Cloud zu portieren. So werden beispielsweise neben den üblichen Collaboration- und Dokumentmanagement-Funktionen auch die MySites-Infrastruktur (personalisierte Site für jeden Benutzer), Site-Collection-übergreifende Suchfunktionen, Workflows, das Metadata-Management, die Publishing-Infrastruktur (CMS-Funktionalität fürs Intranet) oder die Forms- (InfoPath), Visio- und Excel-Services geboten.
Zu den (noch) fehlenden Funktionen zählen etwa die Business Connectivity Services (BCS) zur Anbindung von externen Datenquellen, Business-Intelligence-Funktionen wie PowerPivot, Reporting Services, berechnete KPIs oder die FAST-Search-Technologie. Abstriche muss man auch bei einigen Detailfunktionen machen. So kann man zum Beispiel keine eigenen Properties (Metadaten) für die Enterprise-Suche freischalten. Auch fehlen etwa der Incoming-E-Mail-Support für Listen oder die Web-Analytics-Funktionen.
Microsoft hat bereits versprochen, die meisten der fehlenden Features in den Monaten nach Marktstart schrittweise nachzureichen.
Verschiedene Editionen
Wie bereits in Teil 2 unserer Serie aufgezeigt, gibt es Office 365 in verschiedenen Editionen für die es wiederum unterschiedliche Abonnement-Pläne mit abgestuftem Funktionsumfang gibt. Was SharePoint Online betrifft, so muss man vor allem bei der Small Business Edition einige Abstriche machen. Der Funktionsumfang von SharePoint Online entspricht hier etwa derjenigen der On-Premise SharePoint Foundation (SPF). Auf Enterprise-typische Features wie die personalisierten MySites oder ECM-Funktionen wie etwa den Metadata-Service muss man hier verzichten. Ausserdem ist man auf nur eine Site Collection limitiert. Zum Vergleich: In der Enterprise-Variante werden bis zu 300 Site Collections unterstützt. Eine weitere gewichtige Einschränkung der Small Business Edition ist, dass im Rahmen von SharePoint Online keine SSL-Verschlüsselung unterstützt wird.
Site Collection Management in SharePoint Online Enterprise
Auch innerhalb der Pläne der Enterprise-Edition gibt es Unterschiede. So erhält man die Excel-, Forms- und Visio-Services nur mit den Plänen E3 und E4. Und bei Plan E1 unterstützen die Office Web Apps (OWA), welche Teil von SharePoint Online sind, nur lesenden Zugriff. Das Bearbeiten von Dokumenten via OWA ist erst ab Plan E2 möglich. Einen Überblick über die Unterschiede zwischen den verschiedenen Office-365-Editionen und Plänen finden sie in den beiden Vergleichstabellen hier und hier.
Extranet- und Internet-Einsatz
SharePoint Online lässt sich auch für Extranet- und Internet-Szenarien nutzen. Mit wenigen Mausklicks lässt sich eine Site Collection in eine Extranet-Site verwandeln, die dann von externen Usern (entsprechende Berechtigung und eine kostenpflichtige Extranet Access License vorausgesetzt) genutzt werden können.
Office 365 bietet auch die Möglichkeit, eine externe Website für den Firmenauftritt zu schalten. Das entsprechende Tool mit dem Namen Site Builder erlaubt es, auf Basis von Vorlagen eine einfache Site bestehend aus einigen Webseiten aufzubauen. Die Website-Funktion, die übrigens ebenfalls auf SharePoint-Technologie basiert, ist zwar sehr einfach zu bedienen, deckt allerdings nur gerade die einfachsten Bedürfnisse ab. Site Builder wird den Ansprüchen der meisten Unternehmen kaum genügen. Allerdings will Microsoft auch hier recht bald nachbessern. Ab 2012 soll SharePoint Online (vermutlich nur für die Enterprise-Pläne) um die CMS-Funktionen des SharePoint Server 2010 ergänzt werden und wäre dann auch für externe Internetauftritte bestens gerüstet.
SiteBuilder bietet nur sehr rudimentäre CMS-Funktionalität.
Eigene Erweiterungen
Ein grosses Plus von SharePoint Online ist, das es sich um eigene Funktionalität erweitern lässt und damit auch als Plattform für individuelle Cloud-Applikationen genutzt werden kann. Möglich wird dies, durch die in SharePoint 2010 eingeführten Sandbox Solutions. Diese erlauben es, selbst entwickelte Komponenten (Web Parts, Site Vorlagen, UI-Erweiterungen etc.) mit eingeschränkten Zugriffsrechten und entsprechendem Monitoring in einer abgeschirmten Umgebung auszuführen. Für eigene Anpassungen lässt sich zudem auch SharePoint Designer heranziehen. Damit lassen sich beispielsweise einfache Modifikationen am Benutzerinterface oder deklarative Workflows aufsetzen.
Einen kompletten Überblick über Service-Angebot von SharePoint Online liefert Microsofts SharePoint-Online-Service-Description-Dokument.
Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie
Mit der Exchange-2010-Technologie erhält man in Office 365 eines der modernsten Cloud-Angebote für Mailabwicklung, Kalenderverwaltung und Kontaktmanagement. Eine der grossen Stärken von Exchange Online ist die universelle Nutzbarkeit mit den unterschiedlichsten Clients über das ActiveSync-Protokoll. Dabei werden alle Daten zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert, so dass man – egal an welchem Client man gerade arbeitet – jeweils dieselben Mails, Kalendereinträge und Kontakte vorfindet (auch im Offline-Betrieb).
An Clients werden Outlook Web Access (OWA), Outlook 2007/2010 und eine breite Palette an Mobilgeräten unterstützt. Dazu zählen unter anderem iOS-, Android-, Blackberry – oder Windows-Phone-Geräte, die im Idealfall über das ActiveSync-Protokoll an Exchange angebunden werden. Alternativ bietet Exchange auch Zugang via POP3 oder IMAP.
Outlook Web Access
Der Web-Client Outlook Web Access orientiert sich punkto Look&Feel stark an Outlook 2010. Anwender, die Outlook bereits kennen, werden mit OWA auf Anhieb zurechtkommen. Auch bei der Funktionalität bietet OWA einen Grossteil der Features des Rich-Clients, wie zum Beispiel das Regelmanagement, RSS-Feeds, die Volltextsuche oder auch mit Outlook 2010 eingeführte Neuerungen wie die Conversations, welche die Nachrichten eines Betreffs zu einem Thread zusammenfassen.
Das Look&Feel von Outlook Web Access orientiert sich stark an Outlook 2010.
Enterprise Features
Ein weiterer grosser Vorteil von Exchange Online ist das breite, speziell für Unternehmen zugeschnittene Funktionsangebot, das von Distribution Lists und globalen Adresslisten bis hin zu Archivierungs- und Compliance-Funktionen reicht. Nachfolgend ein Überblick über einige der von Exchange Online angebotenen Enterprise-Funktionen:
- Transport Regeln: Damit können an zentraler Stelle unternehmensweite Regeln für die Mailkommunikation festgelegt werden. Damit lässt sich zum Beispiel durchsetzen, dass jede Mailnachricht mit einem Disclaimer ausgestattet wird. Ebenfalls unterstützt werden die sogenannten Inbox Rules, über die der User noch zusätzlich eigene Regeln für den eingehenden Mailverkehr festlegen kann.
- Journaling: Über das Journaling lässt sich gezielt E-Mail-Verkehr in einem Journal aufzeichnen. Das kann etwa die Konversation zwischen bestimmten Gruppen von Personen oder alle Nachrichten mit bestimmten Inhalten sein.
- Rollenbasierte Administration: Die Administration lässt sich anhand von Rollen (z.B. Help Desk, Records Management etc.) an unterschiedliche Personen delegieren.
- Auditing: Mit einer Reihe von Reports lässt sich das Mailsystem auf bestimmte Ereignisse prüfen. So lassen sich alle Mailbox-Zugriffe auflisten, die nicht durch dessen Besitzer durchgeführt wurden. Oder es können alle Änderungen ausgegeben werden, die in jüngster Zeit an den Administrationsberechtigungen vorgenommen wurden.
- Personal Archive: Mit dem Personal Archive steht jedem Benutzer online eine für Archivierungsaufgaben gedachte Mailbox zur Verfügung. Bei den Plänen P1, E1 und E2 stehen insgesamt 25 GB Kapazität für die Inbox und das Online-Archiv bereit. Bei den Plänen E3 und E4 ist die Kapazität nicht limitiert.
- Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies): Damit lassen sich E-Mail-Items nach vordefinierten Regeln automatisch archivieren oder löschen.
- Legal Hold: Über das Legal-Hold-Feature lassen sich Items (Mails, Termine und Tasks), die möglicherweise für einen Rechtsstreit oder eine Untersuchung benötigt werden, “einfrieren”. Auf diese Weise gesicherte Daten können dann von Usern weder gelöscht noch editiert werden.
- Connected Accounts: Eine Funktion, welche in der On-Premise-Version von Exchange nicht zu finden ist, nennt sich Connected Accounts. Damit lassen sich E-Mail-Accounts anderer Dienste (z.B. Hotmail, Gmail etc.) in Office 365 einbinden und zum Empfang und Versand von Nachrichten via Outlook Web Access nutzen.
Exchange Online bietet zahlreiche, auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnittene Funktionen.
Exchange Online bietet nahezu denselben Funktionsumfang wie Exchange 2010. Nur wenige Features fehlen, wie etwa die in vielen Unternehmen intensiv genutzten Public Folders. Deren Aufgaben sollen künftig von SharePoint-Listen übernommen werden. Nicht vorhanden ist auch der Support für Outlook 2003. Wer Exchange Online mit einen Rich-Client nutzen möchte, muss zwingend Outlook 2007/2010 einsetzen.
Nicht alle der oben aufgeführten Funktionen sind in jedem Office-365-Abo-Plan enthalten. Einen Überblick über die Unterschiede der verschiedenen Pläne finden Sie im Blogpost “Einführung in Office 365 (2): Editionen und Abo-Pläne” und in den Vergleichstabellen hier und hier.
Einen kompletten Überblick über das Service-Angebot von Exchange Online liefert das Exchange-Online-Service-Description-Dokument von Microsoft.
Hier geht’s zur Gesamtübersicht über die Office-365-Serie.
Listen und Items sind bei SharePoint seit jeher die zentralen Bausteine für das Speichern von Daten aller Daten. Gleichzeitig bilden sie die Basis für die Dokumentbibliotheken. Bei SharePoint 2010 wurde die Listeninfrastruktur noch einmal erheblich verbessert. Neben Performance-Optimierung und besserem Umgang mit grossen Datenmengen gibt es Datenintegrität und XSL-Unterstützung. Mehr dazu finden Sie in meinem Artikel bei Computerworld Online.
Einer der grossen Vorzüge eines Cloud-Dienstes ist unter anderem, dass man sich um viele Aufgaben wie Hard- und Softwareinstallation, Konfiguration, Backups, Aufspielen von Patches und Updates oder die Sicherstellung der Verfügbarkeit nicht mehr kümmern muss. Mit Office 365, das im Multitenancy-Betrieb gehostet wird (d.h. mehrere Kunden teilen dieselbe Infrastruktur), werden diese Aufgaben an Microsoft übertragen.
Die Redmonder haben in den letzten Jahren rund um den Globus verschiedene Data Centers hochgezogen, in denen neben anderen Cloud-Diensten wie Windows Azure oder Windows Live auch die Microsoft Online Services (MOS) betrieben werden, zu welchen neben Office 365 (und der Vorgänger BPOS) auch Dynamics CRM Online und Windows Intune gehören.
Nachfolgend einen Überblick über die wichtigsten Dienstleistungen, welche im Rahmen des Office-365-Angebots von Microsoft übernommen werden:
- Verfügbarkeit: Im Rahmen eines Service Level Agreements (SLA) garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Was auf den ersten Blick nach einer hohen Zahl aussieht, bedeutet im Klartext, dass der Service im Jahr insgesamt 8,7 Stunden ausser Betrieb sein darf, ohne dass Microsoft eine entsprechende Entschädigung leisten muss. Falls die 99,9 Prozent nicht erreicht werden, leistet Microsoft entsprechende Gutschriften, deren Höhe ja nach Dienst nach unterschiedlichen Formeln berechnet werden. Mehr dazu findet man im entsprechenden Service Level Agreement der Microsoft Online Services.
- Geo-Redundanz: Die Verfügbarkeit des Systems wird neben entsprechend redundanten Systemen innerhalb des Data Centers auch durch die Spiegelung der Services zwischen zwei Datenzentren (Geo-Redundanz) erreicht. Damit kann die Verfügbarkeit der Office-365-Dienste auch dann gewährleistet werden, wenn (theoretisch) ein ganzes Rechenzentrum mit grösseren Problemen zu kämpfen hätte oder vom Internet abgeschnitten würde. Kunden mit Rechnungsadresse in Europa werden automatisch auf den Data Centers in Amsterdam und Dublin aufgeschaltet.
Das Service Status Dashboard in Office 365
- Backup und Desaster Recovery: Microsoft kümmert sich auch um die Durchführung der Datenbackups, die je nach Service in unterschiedlichen Zeitintervallen gefahren werden. Bei Exchange Online werden Backups alle 2 Stunden durchgeführt. Der Aufbewahrungszeitraum für eine ganze Mailbox beträgt 30 Tage. Einzelne Items können über eine Zeitspanne von 14 Tagen wiederhergestellt werden. Komplette Backups von SharePoint Online werden von Microsoft alle 12 Stunden durchgeführt und 14 Tage lang aufbewahrt. Über den Recycle Bin in SharePoint können Administratoren zudem einzelne Items (Dokumente, Listeneinträge, Listen etc.) 30 Tage lang selber wiederherstellen. Die RTO (Recovery Time Objective), die angibt wie lange Microsoft maximal braucht um einen Service nach einem Ausfall wieder in Betrieb zunehmen beträgt bei Exchange Online 4 Stunden und bei SharePoint Online 24 Stunden.
Vor allem die Aufbewahrungsfristen dürften für viele Unternehmen kaum ausreichen, zumal Geschäftskorrespondenz in der Schweiz für bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Für Exchange Online gibt es immerhin den separat erhältlichen Dienst Exchange Hosted Archive (EHA), über den sich die Daten bis zu 10 Jahre lang archivieren lassen. Wer eine bessere Backuplösung für SharePoint Online benötigt, ganz generell mehr Kontrolle über sein Backup will oder seine Daten ganz einfach auch Offline sichern möchte, muss auf Lösungen von Drittherstellern wie zum Beispiel AvePoint (www.avepoint.de) zurückgreifen.
- Security: Zu den Aufgaben der Microsoft Online Services gehören natürlich auch die Gewährleistung der Sicherheit auf unterschiedlichen Ebenen. Microsoft kümmert beispielsweise um Zugangskontrolle, Intrusion Detection oder den Betrieb von Firewalls. Des Weiteren ist im Office-365-Angebot ein Spam- und Virenschutz enthalten, der auf Microsofts Forefront-Security-Technologie basiert. Sämtliche Up-/Downloads von Dateien und auch der gesamte E-Mailverkehr werden immer über die Forefront-Infrastruktur geleitet. Im Falle von Exchange Online lassen sich auch eigene Spamschutz-Lösungen in das Angebot einbinden.
- Patch Management und Upgrades: Auch um das Aufspielen von Patches kümmert sich Microsoft. Das Patchmanagement geschieht dabei komplett im Hintergrund – als Office 365 Benutzer wird man davon kaum etwas mitkriegen. Updates mit neuen Funktionen will Microsoft jeweils in einem 90-Tage-Rhythmus ausrollen. Die Updates werden dabei direkt auf der produktiven Umgebung vorgenommen und erfordern keine Downtime des Systems. Der Kunde hat dabei allerdings auch keine Möglichkeit zu steuern, welche der neuen Features er wann aufgeschaltet haben möchte. Lediglich bei Major Updates (wie z.B. jetzt von BPOS zu Office 365) können Unternehmen innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr wählen, zu welchem Zeitpunkt sie migrieren möchten.
- Support: Für die Enterprise-Angebote bietet Microsoft einen 24/7-Stunden-Support. Bei der Small-Business-Version ist der Support Community-basiert, was bedeutet, dass man sich Hilfe in den von Microsoft betriebenen Foren oder bei einem Microsoft-Partner holen muss. Für Störfälle gibt es für beide Angebote einen Helpdesk, über den man Support-Tickets eröffnen kann. Ausserdem gibt es ein Dashboard, das über Dienstunterbrechungen und geplante Wartungen informiert.
Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie.
Wer sich mit dem Gedanken befasst auf Office 365 umzusteigen, wird relativ schnell mit der Frage nach der Wahl der Edition und der richtigen Abonnement -Pläne konfrontiert. Wie viele andere ihrer Produkte bietet Microsoft auch ihr Cloud-Office in unterschiedlichen Ausgaben an. Zur Auswahl stehen die Varianten “Small Business”, “Enterprise” und “Education”.
Während “Education” nur Bildungseinrichtungen offen steht, müssen sich Unternehmen grundsätzlich zwischen “Small Business” und “Enterprise” entscheiden. Innerhalb der jeweiligen Editionen stehen noch einmal unterschiedliche Varianten (sogenannte Pläne) mit abgestuftem Funktionsangebot zur Auswahl (für die Small-Business-Edition gibt es vorerst nur einen Plan).
Je nach Edition gibt ausserdem verschiedenen Zusatzoptionen (z.B. Speicherplatz, Archivierung, Lizenzen für Extranet-Zugriffe) über die man den Funktionsumfang weiter ausbauen kann.
Small Business
Die Small-Business-Variante (Planbezeichnung P1) richtet sich an Kleinbetriebe mit bis zu 25 Benutzern (das harte Limit liegt bei 50 Benutzern). Small Business bietet für 8 CHF pro User im Monat bereits eine ganze Menge des Funktionsspektrums von Office 365 und dürfte die Bedürfnisse der meisten Kleinbetriebe abdecken.
Die Benutzerverwaltung erfolgt in Office 365 Small Business weitgehend manuell. Die Enterprise-Edition erlaubt die Anbindung eines lokalen Active Directory.
Im Vergleich zur Enterprise-Version muss man aber trotzdem einige Abstriche machen, die man unbedingt beachten sollte, bevor man sich für diese Edition entscheidet. Dies umso mehr, als dass auch die Enterprise-Version bereits ab einem User erhältlich ist (ab CHF 13.25 /Monat) und somit auch für kleine Betriebe in Frage kommen kann. Ein nahtloser Wechsel zwischen Small Business und Enterprise ist laut Microsoft nicht einfach auf Knopfdruck möglich und nur mit Migrationsaufwand realisierbar.
Ein Vorteil von Small Business gegenüber Enterprise ist, dass man seine Abos auf Monatsbasis (bei Enterprise auf Jahresbasis) anpassen und somit sehr kurzfristig Benutzer zufügen und entfernen kann.
Die wichtigsten Einschränkungen von Office 365 Small Business Edition:
- Support: Community-basiert. Das bedeutet, dass es von Microsoft direkt keinen Support gibt und man auf die Hilfe andrere Benutzer und MVPs in den einschlägigen Foren angewiesen ist. Bei Problemen kann man sich natürlich auch an einen Microsoft-Partner wenden, was dann aber zusätzliche Kosten verursacht.
- Benutzerverwaltung: Es wird keine Synchronisation oder Federation mit Active Directory unterstützt. Die Benutzerverwaltung wird direkt über die Web-UI von Office 365 gehandhabt.
- Exchange Online: Man erhält einen Grossteil der Exchange-Features wie 25-GB-Mailbox/User, Outlook Web Access (OWA), ActiveSync, serverseitige Rules und Policies oder Spam- und Antivirenschutz (basierend auf Forefront). Es fehlen jedoch Funktionen für Archivierung und Compliance. Mehr dazu in Teil 4.
- SharePoint Online: Der Funktionsumfang von SharePoint Online beim Small-Business-Angebot lässt sich am ehesten mit derjenigen der On-Premise SharePoint Foundation (SPF) vergleichen. Das bedeutet, dass man auf SharePoint-Server-2010-Features wie die personalisierten MySites, Excel und Form Services, das Publishing Framework und ECM-Funktionen wie z.B. den Metadata-Service. Ausserdem ist man auf nur eine Site Collection (eine eigenständige Sammlung von SharePoint-Sites mit eigenen Berechtigungen, eigener Navigation, Einstellungen etc.) limitiert. In der Enterprise-Variante werden bis zu 300 Site Collections unterstützt. Mehr dazu in Teil 5.
- Office Professional Plus: Das Abo für Office Professional Plus ist nicht im Small-Business-Angebot enthalten. Es kann aber optional dazugekauft werden. Bei der Enterprise-Variante ist Office Professional Plus in den Plänen E3 und E4 bereits mit enthalten.
Office 365 Small Business unterstützt nur eine SharePoint Site Collection. Die Enterprise-Version bis zu 300.
Enterprise
Für grössere Unternehmen ist die Enterprise-Edition vorgesehen, die in vier Varianten(E1 bis E4) mit unterschiedlichem Funktionsangebot abonniert werden kann. Ergänzt wird das Enterprise-Angebot durch zwei Kiosk-Worker-Abonnements (K1 und K2), die für Mitarbeiter gedacht sind, welche über keinen festen Arbeitsplatz verfügen und/oder nur die elementarsten Office-365-Features (nur Web Access, nur 500 MB Mailbox) benötigen. Interessant ist, dass man innerhalb des Enterprise-Angebots die unterschiedlichen Varianten (E1 bis E4 sowie K1 und K2) kombinieren kann.
Alle Enterprise-Pläne sind ebenfalls bereits ab einem User erhältlich, sind aber nach oben unbegrenzt. Die Abos laufen jeweils für ein Jahr und können nach Ablauf dieser Frist beliebig geändert werden. Im Gegensatz zur Small-Business-Edition bietet Microsoft für die Enterprise-Version offiziellen Support. Ausserdem ist das Abonnement für Office Professional Plus in den Plänen E3 und E4 bereits enthalten. Für die Pläne E1 und E2 kann man das Office-Abo optional dazukaufen.
Education
Die dritte Variante von Office 365 ist für Bildungseinrichtungen gedacht und löst das bisherige Live@edu-Angebot ab. Die Pläne (A1 bis A4) der Education-Version entsprechen weitgehend denjenigen der Enterprise-Edition (E1 bis E4), werden aber deutlich günstiger angeboten (für Studenten sind die Pläne A1 und A2 sogar kostenlos).
Zusatzoptionen
Neben dem Abonnement für Office Professional Plus bietet Microsoft für Office 365 noch eine Reihe weiterer Zusatzoptionen:
- Storage: Zusätzlicher Speicherplatz für SharePoint Online (nicht für Small Business erhältlich).
- Exchange Hosted Archive (EHA): Eine Archivierungsfunktion für Exchange Online, um Daten in der Microsoft-Cloud über einen längeren Zeitraum ablegen zu können (nicht für Small Business erhältlich).
- Extranet Access: Lizenzpaket für Zugriffe von externen Benutzern auf SharePoint-Sites (wird in 50er-Lizenzpaketen angeboten)
Ein Überblick über die genauen Unterschiede zwischen den verschiedenen Enterprise-Plänen erhält man auf der offiziellen Office-365-Site von Microsoft.
Schweizer Preise (Stand April 2011) und einen Vergleich zwischen Small Business und Enterprise ist dieser Tabelle zu finden, die ich im Rahmen eines Vorabtests für das Swiss IT Magazin erstellt habe.
Hier geht’s zum Überblick über die Office-365-Serie.
Mit Office 365 wird Microsoft im Laufe dieses Jahres ihr neues Cloud-Angebot für den Büroarbeitsplatz lancieren. Seit Mitte April ist der Dienst als Beta für jedermann zugänglich und kann bis 30 Tage nach Erscheinen der finalen Version auf Herz und Nieren getestet werden. Im Rahmen einer Blog-Serie werde ich in den kommenden Wochen die Möglichkeiten und Funktionen aber auch die Grenzen und Stolperfallen von Office 365 genauer beleuchten. Ausserdem möchte ich die Unterschiede zwischen den verschiedenen Plänen und Editionen sowie die Abweichungen des Funktionsangebots zu den jeweiligen On-Premise-Varianten von Exchange, SharePoint und Lync aufzeigen.
Überblick über die geplante Serie:
Was ist Office 365?
Von der Bezeichnung “Office” im Namen von Microsofts neuem Cloud-Dienst sollte man sich nicht verwirren lassen: Bei Office 365 handelt es sich nicht um einen Cloud-Ableger der klassischen Office-Suite, sondern um den Nachfolger der Business Productivity Online Suite (BPOS), der die Online-Varianten von Microsofts Kollaborationsservern Exchange, SharePoint und Lync unter einer gemeinsamen Umgebung zusammenführt.
Ergänzend dazu kann man die Professional Plus Edition von Office 2010 im Rahmen des Office-365-Angebots erstmals auf Basis eines Abonnements (genannt User Subscription License; ULS) beziehen. Dabei handelt es sich aber um die herkömmlichen Office-Anwendungen, die nach wie vor auf dem Client installiert werden. Die Office Web Apps (Word, Excel, PowerPoint und Online) sind zwar im Rahmen von SharePoint Online ebenfalls im Angebot enthalten, leiden aber im Vergleich zur “echten” Office-2010-Suite unter einem noch recht stark eingeschränkten Funktionsumfang.
Office 2010 wird für die Nutzung von Office 365 zwar nicht zwingend vorausgesetzt, ist aber spätestens dann unabdingbar, wenn Content (Spreadsheets, PowerPoint-Slides etc.) erstellt werden muss oder Daten im Offline-Betrieb genutzt werden sollen.
Bei Office 365 geht es also primär um das Outsourcing von Serversoftware in die Microsoft-Cloud, was in den IT-Abteilungen der Unternehmen, die sich dann nicht mehr selber um den Betrieb von Serversystemen kümmern müssen, vor allem die Kosten senken und Ressourcen für andere Aufgaben freilegen soll.
Die Komponenten von Office 365
Konkret setzt sich Office 365 aus den folgenden Bausteinen zusammen:
- Exchange 2010 Online: E-Mail, Kalenderfunktionen, Kontaktmanagement, Outlook Web Access (OWA)
- SharePoint 2010 Online: Intranet Portal, Collaboration, Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management, Enterprise Search, Workflow und mehr.
- Lync 2010 Online: Instant Messaging, Echtzeit-Konferenzen, PC-zu-PC-Voice und -Audio-Kommunikation
- Office Professional Plus: Desktop-Office-Anwendungen (bestehend aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, InfoPath, SharePoint Workspace and Lync)
- Office Web Apps: Funktional eingeschränkte Web-Ableger der Office-Anwendungen (bestehend aus Word, Excel, PowerPoint und OneNote), die innerhalb von SharePoint Online zur Verfügung stehen.
Ergänzt werden diese Produkte durch eine Administrationsumgebung, über die man unter anderem Benutzer, Berechtigungen, Abonnements, Policies und die Konfiguration der Online-Server selber verwalten kann. Microsoft kümmert sich um Dinge wie den Betrieb, Backups, Sicherheit, Verfügbarkeit und Updates (mehr dazu in Teil 3).
Office 365 wird es in unterschiedlichen Varianten (Small Business, Enterprise und Education) und mit unterschiedlichen Abo-Plänen geben. Mehr dazu im nächsten Blogpost: “Einführung in Office 365 (2): Editionen und Abo-Pläne”.
Anfang dieser Woche hat Microsoft für jedermann die Tore zur Beta von Office 365 geöffnet. Damit kann man Redmonds neuen Cloud-Dienst, über den ich im Rahmen eines Preview-Artikels im Swiss IT Magazine bereits ausführlich berichtet habe, bis zum definitiven Erscheinen selber auf Herz und Nieren prüfen. Einige Dinge sollte man aber beachten, bevor man sich Hals über Kopf auf die Office-365-Beta stürzt:
- Dauer der Testphase: Kunden können Office 365 bis mindestens 30 Tage nach der offiziellen Verfügbarkeit testen. Während dieser 30 Tage hat man die Möglichkeit, seine Test-Umgebung direkt in ein normales, bezahlbares Angebot überführen zu lassen, ohne Daten oder Einstellungen migrieren zu müssen.
- Verfügbarkeit von Office 365: Die genaue Verfügbarkeit der finalen Office-365-Version ist nicht bekannt. Microsoft spricht nach wie vor von “im Laufe des Jahres 2011″. Update: Office 365 wurde am 28. Juni 2011 offiziell lanciert.
- Small Business versus Enterprise: Wer damit liebäugelt, Office 365 nach Ablauf der Beta direkt in ein Abonnement überführen zu lassen, muss sich bereits bei der Beta für Small-Business- oder Enterprise-Edition entscheiden. Ein direkter Wechsel zwischen diesen beiden Angeboten ist nicht möglich. Als Entscheidungshilfe kann die Vergleichstabelle meines Artikels herangezogen werden, die auch gleich einen Überblick über die Preise liefert.
- Enterprise-Pläne: Für die Enterprise-Edition gibt es vier verschiedene Subscriptions (Pläne E1 bis E4). Während der Beta steht nur Plan E3 zur Verfügung. Innerhalb des Enterprise-Angebots kann man zwischen den Plänen wechseln und diese auch beliebig kombinieren. Was in welchem Plan enthalten ist, finden Sie ebenfalls in der oben genannten Vergleichstabelle.
- Office Professional Plus: Während der Betaphase kann auch Office Professional Plus, das im Rahmen von Office 365 im Abo bezogen werden kann, auf einem Client installiert und getestet werden. Der Download und Start der Installation lässt sich direkt über die Office-365-Startseite auslösen. Wer sich nach Ablauf der Beta nicht für ein Abo von Office Professional Plus entschliesst, verliert natürlich auch das Recht, diese weiter zu benutzen. Die Aktivierung von Office Pro Plus geschieht übrigens direkt im Hintergrund via Office 365 und ist lizenzrechtlich an den Cloud-Dienst gebunden. Die Installation von Office Professional Plus ist allerdings nicht zwingend, da für die Arbeit mit Office 365 auch jede andere Office-2010/2007-Edition genutzt werden kann.
Mit LINQ to SharePoint steht in SharePoint 2010 eine neue Abfragetechnologie, mit der sich in Listen gespeicherte Daten wesentlich eleganter abrufen und manipulieren lassen als bisher. Für Computerworld Online habe ich einen Artikel geschrieben der aufzeigt wie LINQ to SharePoint funktioniert und welche Vor- und Nachteile der Einsatz der Query-Technologie im Zusammenhang mit SharePoint hat. Zum Artikel: ” Daten jonglieren mit LINQ to SharePoint”.
Mit Office 365 wird Microsoft noch in diesem Jahr ihr neues Cloud-Angebot für den Büroarbeitsplatz lancieren. Dabei handelt es sich nicht um einen Cloud-Ableger der klassischen Office-Suite, sondern um den Nachfolger der Business Productivity Online Suite (BPOS), der die Online-Varianten von Microsofts Kollaborations-Servern Exchange 2010, SharePoint 2010 und Lync 2010 unter einer gemeinsamen Umgebung zusammenführt.
Bei den Clients wird primär auf die Desktop-Versionen der Office-2010-Suite gesetzt, die erstmals in Form eines Abonnements bezogen werden kann. Ausserdem stehen abgespeckte Web-Varianten von Word, Excel, PowerPoint und OneNote (nur in SharePoint 2010) und Outlook Web Access (OWA) zur Verfügung.
In den vergangenen Wochen hatte ich Gelegenheit mich intensiv mit der Beta von Office 365 auseinanderzusetzen. Die wichtigsten Erkenntnisse habe ich in einem ausführlichen Preview-Artikel zusammengefasst, der in der April-Ausgabe des Swiss IT Magazine erschienen ist. Der Artikel “Office 365: das Büro in den Wolken” steht ab sofort auch online im Volltext zur Verfügung.
Die neue Service Architektur, die das in MOSS 2007 verwendete Shared-Service-Provider-Modell (SSP) ablösen soll, gehört zu den grundlegendsten Neuerungen in SharePoint 2010. Dabei handelt es sich um ein in punkto Architektur komplett neu konzipiertes Service-Modell, über das Web-Anwendungen innerhalb einer SharePoint-Farm und teilweise sogar farmübergreifend mit typischen Middle-tier-Diensten wie Search, Usage Tracking oder Single-Sign-On versorgt werden können.
Das neue Konzept ist nicht nur für SharePoint-Architekten und -Administratoren von fundamentaler Bedeutung, sondern auch für Entwickler interessant, die SharePoint nun mit eigenen Service-Anwendungen erweitern können. Lesen Sie dazu meinen Artikel, den ich für Computerworld Online geschrieben habe.
Mit den Visual Web Parts hat Microsoft in SharePoint 2010 eine einfachere Alternative für die Entwicklung von Web Parts eingeführt. Im Gegensatz zu den herkömmlichen “Code only”-Web-Parts, bei dem sich der Entwickler den Code für den Aufbau des Objektbaums (Control Tree) und den HTML-Output selber kümmern muss, lässt sich das User Interface von Visual Web Parts ganz bequem durch platzieren von ASP.NET- und SharePoint-Controls auf einem Visual Designer umsetzen. Die benötigte Logik kann anschliessend mit C# oder Visual Basic über eine Code-Behind-Datei angefügt werden.
Das neue Verfahren ist nicht nur deutlich bequemer, sondern auch zeitsparend. Visual Web Parts bringen aber auch einige Nachteile mit, so dass deren Einsatz wohl überlegt sein will. Mehr dazu in unserem Visual-Web-Part-Artikel auf Computerworld Online.
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