Einmal mehr hat Microsoft Anfang März in Las Vegas ihre in unregelmässigen Abständen stattfindende SharePoint Konferenz (SPC 14) abgehalten. Während bei der letzten Konferenz-Ausgabe im November 2012 mit SharePoint 2013 noch ein neuer SharePoint-Release im Fokus stand, konnte man in diesem Jahr gespannt sein, ob Redmond bereits nach so kurzer Zeit eine neue SharePoint-Version nachreichen wird.

Doch wer die Ankündigung eines neuen SharePoint-Releases erwartet hatte, wurde enttäuscht: Microsoft nutzte die Konferenz, um den rund 10’000 anwesenden SharePoint Professionals deutlich zu machen, dass die Zukunft von SharePoint – als Teil von Office 365 – in der Cloud liegt. Immerhin haben sich die Softies dazu bekannt, auch im Laufe des Jahres 2015 neue On-Premise-Versionen von SharePoint Server (“SharePoint 16″) und Exchange (“Exchange 16″) auf den Markt zu bringen.

Oslo und Office Graph

Oslo und Office Graph

Das Motto der Stunde nennt sich allerdings “Cloud first”, was nichts anderes bedeutet, dass neue Features jeweils zuerst auf Office 365 verfügbar sein werden. Ausserdem wird in “SharePoint 16″ lediglich ein Teil der kommenden Office-365-Funktionen enthalten sein. So wird man beispielsweise nur im Rahmen von Office 365 in den Genuss der neuen Enterprise-Social-Features kommen.

Enterprise Social

Mit der Übernahme von Yammer im Sommer 2012 hat Microsoft bereits das Fundament für künftige Anstrengungen im Bereich Enterprise Social gelegt. Yammer-Funktionalität wird sukzessive in Office 365 eingebaut. Flankiert vom Slogan “Work like a network!” wurden folgende Social Features vorgestellt:

  • Office Graph: Mit Office Graph wird das Konzept des Yammer Enterprise Graph komplett in Office 365 integriert und ausgebaut. Die Technologie stellt Beziehungen zwischen Personen sowie deren Aktivitäten (Likes, Postings, Antworten etc.), Informationen und Dokumenten her. Durch die Analyse dieser Beziehungen (z.B. über die Suche) sollen dem Benutzer künftig relevantere Informationen präsentiert werden können.
  • “Oslo”: Mit “Oslo” hat Microsoft auch gleich eine Anwendung gezeigt, welche auf dem Office Graph aufbaut. Das Benutzerinterface von “Oslo” erinnert an Google+ und zeigt dem Benutzer für ihn relevante Informationen in Form von Info-Kärtchen. Über Such- und Filterfunktionen kann die Ansicht auf den Office Graph verändert werden, was das Aufspüren von gewünschten Informationen und Personen erheblich erleichtern soll. Gezeigt wurde “Oslo” als Windows-8- und Android-App. Es soll auch eine webbasierte Implementierung geben.
  • Office 365 Groups: Die aus Yammer bekannten Social Groups werden ebenfalls in Office 365 Einzug halten. Diese können direkt aus Anwendungen in Office 365 erzeugt werden. Dabei werden automatisch eine Inbox, Social Feed, Dokumentbibliothek und Kalender erzeugt, die für die Erledigung einer gezielten Aufgabe herangezogen werden können. Das Spannende dabei ist, dass sich Gruppenkonversationen direkt in den verschiedenen Anwendungen (Outlook, SharePoint-Sites, Word, PowerPoint etc.) und Dokumenten anzeigen lassen (“Inline Social Experiences”).

Die neuen Enterprise Social Features sollen in Office 365 gegen Mitte 2014 ausgerollt werden.

Konversationen direkt in Anwendungen anzeigen

Konversationen direkt in Anwendungen anzeigen

Nachfolger von InfoPath

Nachdem bereits im Vorfeld der Konferenz angekündigt wurde, dass InfoPath nicht mehr weiterentwickelt werden und durch neue Technologien abgelöst werden soll, hat Microsoft auch eine grobe, noch provisorische Roadmap für ihre künftige Formulartechnologien gezeigt. Geplant ist es, für unterschiedliche Einsatzszenarien InfoPath durch jeweils eine eigene Formulartechnologie zu ersetzen:

  • Excel Surveys: Für Umfragen sollen die bereits verfügbaren Excel Surveys eingesetzt werden. Die Dateneingaben werden direkt in Excel gespeichert und lassen sich für Auswertungen heranziehen.
  • FoSL – Forms on SharePoint Lists: Für SharePoint-Listen wird eine neue Technologie kommen, mit der man die Standard-Eingabemasken durch komfortablere Formulare auf Basis von HTML 5 ersetzen kann. Microsoft will diese Technologie irgendwann zwischen Sommer 2014 und Oktober 2015 auf Office 365 ausrollen. “SharePoint 16″ wird diese Feature ebenfalls erhalten.
  • Structured Documents: Für strukturierte Dokumente mit Offline-Support wird künftig Word zuständig sein.
  • App Forms: Für komplexere Aufgaben sind die sogenannten Apps Forms gedacht, die auf Access basieren. App Forms erlauben die Verwendungen von mehreren Datentabellen (auf SQL Server Basis) und Formulare. App Forms arbeiten auf Basis der Access Services 2013 sind bereits heute sowohl auf Office 365 auch On-Premise mit SharePoint 2013 verfügbar.

Weitere wichtige Ankündigungen der SharePoint Conference 2014

  • Office 365 APIs: Stark erweiterte Programmierschnittstellen für die App-Entwicklung, welche unter anderem Support für File und Folder-Operationen (OneDrive, Dokumentbibliotheken), Mail, Kontakte, Kalender sowie Authentication und Authorization via Common Consent Framework bieten.
  • SharePoint Online API-Erweiterungen für Self-Service Site Provisoning und Branding.
  • Android SDK für Office 365: Ein SDK für die Entwicklung von Android-Apps, welche Office-365-Services nutzen können. Kein Wort zu hören gab es über ein SDK für iOS. Da Microsoft die iOS-Plattform kaum ignorieren kann, dürfte dies nur eine Frage der Zeit sein.
  • SharePoint 2013 Service Pack 1: Das Service Pack 1 für SharePoint 2013 bringt neben der Zusammenfassung der bisherigen Updates Support für Windows Server 2012 R2, Integration mit Yammer und Hybrid-Verbindungen zu OneDrive for Business.
  • OneDrive for Business: Eine Standalone-Version von OneDrive for Business, die nicht an einen der bisherigen Office-365-Pläne gekoppelt ist.
  • Office 365 Video Streaming Portal: Ein Template für SharePoint Online, mit dem sich ein firmeninternes YouTube aufbauen lässt.

Fazit: Abgesehen von den Enterprise-Social-Funktionen geizte Microsoft diesmal mit echten Hammer-Ankündigung rund um SharePoint. Trotzdem setzte die Konferenz ein deutliches Zeichen: Die Zukunft von Office, SharePoint und Exchange heisst Office 365 und spielt sich künftig in der Cloud ab. Mit dem Slogan “Cloud First” hatte dies Microsoft zwar bereits an früheren Anlässen deutlich gemacht, mit der Ankündigung von neuen Funktionen exklusiv für Office 365 wird dies aber nun noch einmal klar unterstrichen.

Mit der Ankündigung im kommenden Jahr eine neue On-Premise-Version des SharePoint-Servers auf den Markt zu bringen, zeigt Redmond aber auch, dass man Unternehmen nicht im Regen stehen lassen will, die nicht so schnell in die Cloud migrieren können oder zunächst mit Hybrid-Szenarien arbeiten wollen.

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Windows Server 2012 R2 ist der zentrale Baustein in Microsofts CloudOS-Vision. Dies widerspiegelt sich vor allem in gewichtigen Neuerungen in den Bereichen Virtualisierung (Hyper-V), Automation und Storage.

Für das “Swiss IT Magazine” hab ich den neuen Windows Server etwas genauer angeschaut. Den Rundgang durch die Neuerungen von R2 finden Sie hier: “Windows Server R2: Das Fundament für Datacenter ohne Grenzen”.

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Seit ich Windows Azure im vergangenen Jahr für das Swiss IT Magazine etwas genauer unter die Lupe genommen habe, hat der Cloud-Dienst unzählige Neuerungen erfahren. Neben Verbesserungen an bereits bestehenden Diensten wurden beispielsweise mit Azure Backup oder BizTalk Services neue Dienste vorgestellt, das Abrechnungsverfahren optimiert und zahlreiche Verbesserungen an der Administration vorgenommen.

Ausserdem sind einige Services wie etwa die Azure Websites, die Mobile Services, Windows Azure Active Directory (WAAD) oder die Azure Virtual Machines aus der Preview-Phase entlassen worden und können nun für den produktiven Einsatz genutzt werden.

Zeit also für einen Überblick über die wichtigsten Azure-Neuerungen und -Updates der letzten Monate. Den Artikel finden sie hier.

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Artikel: Visual Studio 2012 im Test

by Urs Bertschy on 2. Oktober 2012

in .Net, Publikationen

Beim neuen Visual Studio 2012 stehen vor allem Werkzeuge für die Entwicklung von Windows Store Apps (bislang auch als Metro Apps bekannt) für Windows 8 im Zentrum des Geschehens. Aber auch sonst hat Microsoft seine Entwicklungsumgebung an allen Ecken und Enden mit Neuerungen ausgestattet. Vor allem punkto Webentwicklung und Application Lifecycle Management gibt es spannende Erweiterungen. Der neue, flache Look der Visual-Studio-UI ist zwar etwas gewöhnungsbedürftig, dafür gibt es jede Menge kleine, aber feine Goodies, welche die Bedienung bequemer machen.

Wir haben das neue Visual Studio für das „Swiss IT Magazine“ getestet. Den kompletten Artikel lesen Sie hier.

Das neue QuickFind-Feature hilft beim Aufspüren von "versteckten" Funktionen und Einstellungen.

Das neue QuickFind-Feature hilft beim Aufspüren von "versteckten" Funktionen und Einstellungen.

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Artikel: Windows Azure Spring Release

by Urs Bertschy on 20. September 2012

in Cloud Computing, Publikationen

Mit dem Spring Release hat Microsoft seine Azure Cloud gründlich überholt und unter anderem um ein bislang schmerzlich vermisstes IaaS-Angebot sowie um ein skalierbares Web-Site-Hosting erweitert. Für das Swiss IT Magazine haben wir die neuen Azure Services, die sich derzeit noch im Preview-Status befinden, etwas genauer unter die Lupe genommen. Ab sofort kann man den Artikel auch online lesen.

Ergänzung: Microsoft hat mittlerweile den von uns erwähnten Kritikpunkt, dass für Websites im Shared Mode keine eigenen Domains verwendet werden können, ausgeräumt. Seit einigen Tagen werden nun auch beim Shared-Angebot Custom-Domains unterstützt.

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Bereits seit Anfang April ist mit SQL Server 2012 eine neue Version von Microsofts Datenbankserver auf verfügbar. Das bislang auch unter dem Codename “Denali” bekannte Datenbanksystem bringt einige gewichtige Neuerungen, die insbesondere den Betrieb von hochverfügbaren, verteilten Infrastrukturen betreffen, aber den Unternehmen auch dabei helfen sollen, der explosionsartig wachsenden Datenflut Herr zu werden. Hierzu hat Microsoft seine 2012er-Ausgabe des Datenbankservers nicht nur mit einer neue spaltenbasierte Indexing-Technologie und einer In-Memory-Kompressionstechnik, sondern auch mit neuen BI-Funktionen ausgestattet, die Endanwendern einen umfassenderen Einblick in das vorhandene Datenmaterial ermöglichen sollen. Datenbankentwicklern spendiert Microsoft eine neue, auf Visual Studio basierende Programmierumgebung, die sowohl Online- als auch die Offline-Development unterstützt.

Für das Swiss IT Magzine haben wir den SQL Server 2012 etwas genauer unter die Lupe genommen. Den Artikel im HTML-Format finden Sie hier.

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Lync Online ergänzt das Office-365-Angebot um die Möglichkeit der Echtzeitkommunikation. Dabei werden Anwendungen wie Instant Messaging (IM), Audio- und Video-Calls sowie Online Conferencing (inkl. Sharing von Desktop und Anwendungen) abgedeckt.

Anders als bei Exchange Online gibt es für Lync Online keinen voll ausgestatteten Web-Client. Der angebotene Web-Zugang, Lync Web Access, ist ausschliesslich für Online-Konferenzen gedacht. Stattdessen wird zwingend der sogenannte Lync-Client benötigt, der lokal installiert werden muss. Das macht auch durchaus Sinn, schliesslich wird durch dessen ständigen Betrieb im Hintergrund eine möglichst hohe Erreichbarkeit der Benutzer gewährleistet.

Der Lync-Client, der übrigens die beiden Vorgängerprogramme Office Communicator und Office Live Meeting ersetzen wird, erinnert in punkto Funktionalität und Bedienung stark an andere Telefonie- und Instant-Messaging-Programme wie Skype oder Windows Live Messenger. Die Kontakte werden in einer Liste mit ihren Präsenz- und Statusinformationen angezeigt. Über ein Kontextmenü lassen sich Chats, Konferenzen oder Anrufe initiieren. Eine Besonderheit des Lync Clients ist der sogenannte Activity Feed, über den Statusinformationen der verknüpften Benutzer in Form eines kontinuierlichen Streams (ähnlich wie bei Facebook oder Twitter) angezeigt werden.

Office 365 Lync Client

Microsoft hat Lync Online teilweise mit den anderen Angeboten der Office-365-Suite integriert. So werden beispielsweise Präsenzinformationen in der Kontaktliste von Outlook Web Access (OWA), in der Kopfzeile einer E-Mail oder in SharePoint-Sites angezeigt. Ausserdem lassen sich IM-Chats direkt aus OWA ohne Umweg über den Lync-Client starten.

Das spannende an Lync Online ist, dass sich die Kommunikation nicht auf die eigene Office-365-Umgebung beschränken muss. Via Domain-Federation können firmenübergreifende Verbindungen zu anderen Lync-Umgebungen (Office 365 oder On-Premise-Lync-Installationen) eingerichtet werden. Zudem lassen sich auch öffentliche IM-Dienste an Lync-Online anbinden. Vorerst wird allerdings lediglich Windows Live unterstützt. Andere IM-Services wie etwa AOL oder Yahoo sind gemäss Microsoft in Planung.

Kein echtes VoIP-System

Leider ist handelt es sich bei Lync Online nicht um ein echtes Voice-over-IP-System. So werden VoIP-Anrufe ins öffentliche Telefonnetz vorerst nicht unterstützt werden. Direkte Audio- und-Video-Calls lassen sich nur zwischen Lync-Client innerhalb von Office 365 und der federierten Lync-Server führen. Auch lassen sich keine Desktop-IP-Telefone nutzen, so dass man für Gespräche zwingend ein Headset nutzen muss. Wer die volle VoIP-Funktionalität ausschöpfen will, muss zwingend einen On-Premise Lync 2010 Server einsetzen, der an Office 365 (nur Enterprise-Plan E4) angebunden werden kann.

Office 365 bald mit Skype-Integration?

Mit der kürzlichen Übernahme von Skype eröffnen sich für Microsoft auch im Zusammenhang mit Office 365 neue Möglichkeiten. Mit einer kompletten Anbindung der Skype-Infrastruktur an Office 365 wäre nicht nur jeder Skype-Nutzer direkt von Microsofts Cloud-Büro erreichbar, sondern via SkypeOut auch Anrufe ins öffentliche Telefonnetz möglich. Konkrete Pläne in diese Richtung haben die Redmonder aber noch nicht angekündigt.

Ein weiterer Schwachpunkt von Lync Online ist die fehlende Unterstützung für Mobilgeräte. Zwar arbeitet Microsoft an Lync-Apps für Windows Phone 7 (Bestandteil des nächste Windows Phone Updates, Codename „Mango“) und iPhone. Diese dürften aber erst Herbst dieses Jahres verfügbar werden. Für einen offiziellen Android-Client gibt es derzeit keine Ankündigung.

Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie

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SharePoint Online LogoIm Gegensatz zu Exchange Online, bei dem nahezu das gesamte Funktionsangebot von Exchange 2010 im Rahmen von Office 365 zur Verfügung steht, fehlen bei SharePoint Online einige Features der On-Premise-Version des SharePoint Server 2010. Immerhin hat es Microsoft aber geschafft, einen Grossteil der SharePoint-2010-Funktionen in die Cloud zu portieren. So werden beispielsweise neben den üblichen Collaboration- und Dokumentmanagement-Funktionen auch die MySites-Infrastruktur (personalisierte Site für jeden Benutzer), Site-Collection-übergreifende Suchfunktionen, Workflows, das Metadata-Management, die Publishing-Infrastruktur (CMS-Funktionalität fürs Intranet) oder die Forms- (InfoPath), Visio- und Excel-Services geboten.

Zu den (noch) fehlenden Funktionen zählen etwa die Business Connectivity Services (BCS) zur Anbindung von externen Datenquellen, Business-Intelligence-Funktionen wie PowerPivot, Reporting Services, berechnete KPIs oder die FAST-Search-Technologie.  Abstriche muss man auch bei einigen Detailfunktionen machen. So kann man zum Beispiel keine eigenen Properties (Metadaten) für die Enterprise-Suche freischalten. Auch fehlen etwa der Incoming-E-Mail-Support für Listen oder die Web-Analytics-Funktionen.

Microsoft hat bereits versprochen, die meisten der fehlenden Features in den Monaten nach Marktstart schrittweise nachzureichen.

Verschiedene Editionen

Wie bereits in Teil 2 unserer Serie aufgezeigt, gibt es Office 365 in verschiedenen Editionen für die es wiederum unterschiedliche Abonnement-Pläne mit abgestuftem Funktionsumfang gibt. Was SharePoint Online betrifft, so muss man vor allem bei der Small Business Edition einige Abstriche machen. Der Funktionsumfang von SharePoint Online entspricht hier etwa derjenigen der On-Premise SharePoint Foundation (SPF). Auf Enterprise-typische Features wie die personalisierten MySites oder ECM-Funktionen wie etwa den Metadata-Service muss man hier verzichten. Ausserdem ist man auf nur eine Site Collection limitiert. Zum Vergleich: In der Enterprise-Variante werden bis zu 300 Site Collections unterstützt. Eine weitere gewichtige Einschränkung der Small Business Edition ist, dass im Rahmen von SharePoint Online keine SSL-Verschlüsselung unterstützt wird.

Site Collection Management in SharePoint Online Enterprise

Site Collection Management in SharePoint Online Enterprise

Auch innerhalb der Pläne der Enterprise-Edition gibt es Unterschiede. So erhält man die Excel-, Forms- und Visio-Services nur mit den Plänen E3 und E4. Und bei Plan E1 unterstützen die Office Web Apps (OWA), welche Teil von SharePoint Online sind, nur lesenden Zugriff. Das Bearbeiten von Dokumenten via OWA ist erst ab Plan E2 möglich. Einen Überblick über die Unterschiede zwischen den verschiedenen Office-365-Editionen und Plänen finden sie in den beiden Vergleichstabellen hier und hier.

Extranet- und Internet-Einsatz

SharePoint Online lässt sich auch für Extranet- und Internet-Szenarien nutzen. Mit wenigen Mausklicks lässt sich eine Site Collection in eine Extranet-Site verwandeln, die dann von externen Usern (entsprechende Berechtigung und eine kostenpflichtige Extranet Access License vorausgesetzt) genutzt werden können.

Office 365 bietet auch die Möglichkeit, eine externe Website für den Firmenauftritt zu schalten. Das entsprechende Tool mit dem Namen Site Builder erlaubt es, auf Basis von Vorlagen eine einfache Site bestehend aus einigen Webseiten aufzubauen. Die Website-Funktion, die übrigens ebenfalls auf SharePoint-Technologie basiert, ist zwar sehr einfach zu bedienen, deckt allerdings nur gerade die einfachsten Bedürfnisse ab. Site Builder wird den Ansprüchen der meisten Unternehmen kaum genügen. Allerdings will Microsoft auch hier recht bald nachbessern. Ab 2012 soll SharePoint Online (vermutlich nur für die Enterprise-Pläne) um die CMS-Funktionen des SharePoint Server 2010 ergänzt werden und wäre dann auch für externe Internetauftritte bestens gerüstet.

SiteBuilder bietet nur sehr rudimentäre CMS-Funktionalität.

SiteBuilder bietet nur sehr rudimentäre CMS-Funktionalität.

Eigene Erweiterungen

Ein grosses Plus von SharePoint Online ist, das es sich um eigene Funktionalität erweitern lässt und damit auch als Plattform für individuelle Cloud-Applikationen genutzt werden kann. Möglich wird dies, durch die in SharePoint 2010 eingeführten Sandbox Solutions. Diese erlauben es, selbst entwickelte Komponenten (Web Parts, Site Vorlagen, UI-Erweiterungen etc.) mit eingeschränkten Zugriffsrechten und entsprechendem Monitoring in einer abgeschirmten Umgebung auszuführen. Für eigene Anpassungen lässt sich zudem auch SharePoint Designer heranziehen. Damit lassen sich beispielsweise einfache Modifikationen am Benutzerinterface oder deklarative Workflows aufsetzen.

Einen kompletten Überblick über Service-Angebot von SharePoint Online liefert Microsofts SharePoint-Online-­Service-Description-Dokument.

Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie

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Exchange Online LogoMit der Exchange-2010-Technologie erhält man in Office 365 eines der modernsten Cloud-Angebote für Mailabwicklung, Kalenderverwaltung und Kontaktmanagement. Eine der grossen Stärken von Exchange Online ist die universelle Nutzbarkeit mit den unterschiedlichsten Clients über das ActiveSync-Protokoll. Dabei werden alle Daten zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert, so dass man – egal an welchem Client man gerade arbeitet – jeweils dieselben Mails, Kalendereinträge und Kontakte vorfindet (auch im Offline-Betrieb).

An Clients werden Outlook Web Access (OWA), Outlook 2007/2010 und eine breite Palette an Mobilgeräten unterstützt. Dazu zählen unter anderem iOS-, Android-, Blackberry – oder Windows-Phone-Geräte, die im Idealfall über das ActiveSync-Protokoll an Exchange angebunden werden. Alternativ bietet Exchange auch Zugang via POP3 oder IMAP.

Outlook Web Access

Der Web-Client Outlook Web Access orientiert sich punkto Look&Feel stark an Outlook 2010. Anwender, die Outlook bereits kennen, werden mit OWA auf Anhieb zurechtkommen. Auch bei der Funktionalität bietet OWA einen Grossteil der Features des Rich-Clients, wie zum Beispiel das Regelmanagement, RSS-Feeds, die Volltextsuche oder auch mit Outlook 2010 eingeführte Neuerungen wie die Conversations, welche die Nachrichten eines Betreffs zu einem Thread zusammenfassen.

Das Look&Feel von Outlook Web Access orientiert sich stark an Outlook 2010.

Enterprise Features

Ein weiterer grosser Vorteil von Exchange Online ist das breite, speziell für Unternehmen zugeschnittene Funktionsangebot, das von Distribution Lists und globalen Adresslisten bis hin zu Archivierungs- und Compliance-Funktionen reicht. Nachfolgend ein Überblick über einige der von Exchange Online angebotenen Enterprise-Funktionen:

  • Transport Regeln: Damit können an zentraler Stelle unternehmensweite Regeln für die Mailkommunikation festgelegt werden. Damit lässt sich zum Beispiel durchsetzen, dass jede Mailnachricht mit einem Disclaimer ausgestattet wird. Ebenfalls unterstützt werden die sogenannten Inbox Rules, über die der User noch zusätzlich eigene Regeln für den eingehenden Mailverkehr festlegen kann.
  • Journaling: Über das Journaling lässt sich gezielt E-Mail-Verkehr in einem Journal aufzeichnen. Das kann etwa die Konversation zwischen bestimmten Gruppen von Personen oder alle Nachrichten mit bestimmten Inhalten sein.
  • Rollenbasierte Administration: Die Administration lässt sich anhand von Rollen (z.B. Help Desk, Records Management etc.) an unterschiedliche Personen delegieren.
  • Auditing: Mit einer Reihe von Reports lässt sich das Mailsystem auf bestimmte Ereignisse prüfen. So lassen sich alle Mailbox-Zugriffe auflisten, die nicht durch dessen Besitzer durchgeführt wurden. Oder es können alle Änderungen ausgegeben werden, die in jüngster Zeit an den Administrationsberechtigungen vorgenommen wurden.
  • Personal Archive: Mit dem Personal Archive steht jedem Benutzer online eine für Archivierungsaufgaben gedachte Mailbox zur Verfügung. Bei den Plänen P1, E1 und E2 stehen insgesamt 25 GB Kapazität für die Inbox und das Online-Archiv bereit. Bei den Plänen E3 und E4 ist die Kapazität nicht limitiert.
  • Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies): Damit lassen sich E-Mail-Items nach vordefinierten Regeln automatisch archivieren oder löschen.
  • Legal Hold: Über das Legal-Hold-Feature lassen sich Items (Mails, Termine und Tasks), die möglicherweise für einen Rechtsstreit oder eine Untersuchung benötigt werden, “einfrieren”. Auf diese Weise gesicherte Daten können dann von Usern weder gelöscht noch editiert werden.
  • Connected Accounts: Eine Funktion, welche in der On-Premise-Version von Exchange nicht zu finden ist, nennt sich Connected Accounts. Damit lassen sich E-Mail-Accounts anderer Dienste (z.B. Hotmail, Gmail etc.) in Office 365 einbinden und zum Empfang und Versand von Nachrichten via Outlook Web Access nutzen.

Exchange Online bietet zahlreiche, auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnittene Funktionen.

Exchange Online bietet nahezu denselben Funktionsumfang wie Exchange 2010. Nur wenige Features fehlen, wie etwa die in vielen Unternehmen intensiv genutzten Public Folders. Deren Aufgaben sollen künftig von SharePoint-Listen übernommen werden. Nicht vorhanden ist auch der Support für Outlook 2003. Wer Exchange Online mit einen Rich-Client nutzen möchte, muss zwingend Outlook 2007/2010 einsetzen.

Nicht alle der oben aufgeführten Funktionen sind in jedem Office-365-Abo-Plan enthalten. Einen Überblick über die Unterschiede der verschiedenen Pläne finden Sie  im Blogpost “Einführung in Office 365 (2): Editionen und Abo-Pläne” und in den Vergleichstabellen hier und hier.

Einen kompletten Überblick über das Service-Angebot von Exchange Online liefert das Exchange-Online-­Service-Description-Dokument von Microsoft.

Hier geht’s zur Gesamtübersicht über die Office-365-Serie.

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Listen und Items sind bei SharePoint seit jeher die zentralen Bausteine für das Speichern von Daten aller Daten. Gleichzeitig bilden sie die Basis für die Dokumentbibliotheken. Bei SharePoint 2010 wurde die Listeninfrastruktur noch einmal erheblich verbessert. Neben Performance-Optimierung und besserem Umgang mit grossen Datenmengen gibt es Datenintegrität und XSL-Unterstützung. Mehr dazu finden Sie in meinem Artikel bei Computerworld Online.

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Einer der grossen Vorzüge eines Cloud-Dienstes ist unter anderem, dass man sich um viele Aufgaben wie Hard- und Softwareinstallation, Konfiguration, Backups, Aufspielen von Patches und Updates oder die Sicherstellung der Verfügbarkeit nicht mehr kümmern muss. Mit Office 365, das im Multitenancy-Betrieb gehostet wird (d.h. mehrere Kunden teilen dieselbe Infrastruktur), werden diese Aufgaben an Microsoft übertragen.

Die Redmonder haben in den letzten Jahren rund um den Globus verschiedene Data Centers hochgezogen, in denen neben anderen Cloud-Diensten wie Windows Azure oder Windows Live auch die Microsoft Online Services (MOS) betrieben werden, zu welchen neben Office 365 (und der Vorgänger BPOS) auch Dynamics CRM Online und Windows Intune gehören.

Nachfolgend einen Überblick über die wichtigsten Dienstleistungen, welche im Rahmen des Office-365-Angebots von Microsoft übernommen werden:

  • Verfügbarkeit: Im Rahmen eines Service Level Agreements (SLA) garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Was auf den ersten Blick nach einer hohen Zahl aussieht, bedeutet im Klartext, dass der Service im Jahr insgesamt 8,7 Stunden ausser Betrieb sein darf, ohne dass Microsoft eine entsprechende Entschädigung leisten muss. Falls die 99,9 Prozent nicht erreicht werden, leistet Microsoft entsprechende Gutschriften, deren Höhe ja nach Dienst nach unterschiedlichen Formeln berechnet werden. Mehr dazu findet man im entsprechenden Service Level Agreement der Microsoft Online Services.
  • Geo-Redundanz: Die Verfügbarkeit des Systems wird neben entsprechend redundanten Systemen innerhalb des Data Centers auch durch die Spiegelung der Services zwischen zwei Datenzentren (Geo-Redundanz) erreicht. Damit kann die Verfügbarkeit der Office-365-Dienste auch dann gewährleistet werden, wenn (theoretisch) ein ganzes Rechenzentrum mit grösseren Problemen zu kämpfen hätte oder vom Internet abgeschnitten würde. Kunden mit Rechnungsadresse in Europa werden automatisch auf den Data Centers in Amsterdam und Dublin aufgeschaltet.
Office 365 Service Status Dashboard

Das Service Status Dashboard in Office 365

  • Backup und Desaster Recovery: Microsoft kümmert sich auch um die Durchführung der Datenbackups, die je nach Service in unterschiedlichen Zeitintervallen gefahren werden. Bei Exchange Online werden Backups alle 2 Stunden durchgeführt. Der Aufbewahrungszeitraum für eine ganze Mailbox beträgt 30 Tage. Einzelne Items können über eine Zeitspanne von 14 Tagen wiederhergestellt werden. Komplette Backups von SharePoint Online werden von Microsoft alle 12 Stunden durchgeführt und 14 Tage lang aufbewahrt. Über den Recycle Bin in SharePoint können Administratoren zudem einzelne Items (Dokumente, Listeneinträge, Listen etc.) 30 Tage lang selber wiederherstellen. Die RTO (Recovery Time Objective), die angibt wie lange Microsoft maximal braucht um einen Service nach einem Ausfall wieder in Betrieb zunehmen beträgt bei Exchange Online 4 Stunden und bei SharePoint Online 24 Stunden.

    Vor allem die Aufbewahrungsfristen dürften für viele Unternehmen kaum ausreichen, zumal Geschäftskorrespondenz in der Schweiz für bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Für Exchange Online gibt es immerhin den separat erhältlichen Dienst Exchange Hosted Archive (EHA), über den sich die Daten bis zu 10 Jahre lang archivieren lassen. Wer eine bessere Backuplösung für SharePoint Online benötigt, ganz generell mehr Kontrolle über sein Backup will oder seine Daten ganz einfach auch Offline sichern möchte, muss auf Lösungen von Drittherstellern wie zum Beispiel AvePoint (www.avepoint.de) zurückgreifen.

  • Security: Zu den Aufgaben der Microsoft Online Services gehören natürlich auch die Gewährleistung der Sicherheit auf unterschiedlichen Ebenen. Microsoft kümmert beispielsweise um Zugangskontrolle, Intrusion Detection oder den Betrieb von Firewalls. Des Weiteren ist im Office-365-Angebot ein Spam- und Virenschutz enthalten, der auf Microsofts Forefront-Security-Technologie basiert. Sämtliche Up-/Downloads von Dateien und auch der gesamte E-Mailverkehr werden immer über die Forefront-Infrastruktur geleitet. Im Falle von Exchange Online lassen sich auch eigene Spamschutz-Lösungen in das Angebot einbinden.
  • Patch Management und Upgrades: Auch um das Aufspielen von Patches kümmert sich Microsoft. Das Patchmanagement geschieht dabei komplett im Hintergrund – als Office 365 Benutzer wird man davon kaum etwas mitkriegen. Updates mit neuen Funktionen will Microsoft jeweils in einem 90-Tage-Rhythmus ausrollen. Die Updates werden dabei direkt auf der produktiven Umgebung vorgenommen und erfordern keine Downtime des Systems. Der Kunde hat dabei allerdings auch keine Möglichkeit zu steuern, welche der neuen Features er wann aufgeschaltet haben möchte. Lediglich bei Major Updates (wie z.B. jetzt von BPOS zu Office 365) können Unternehmen innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr wählen, zu welchem Zeitpunkt sie migrieren möchten.
  • Support: Für die Enterprise-Angebote bietet Microsoft einen 24/7-Stunden-Support. Bei der Small-Business-Version ist der Support Community-basiert, was bedeutet, dass man sich Hilfe in den von Microsoft betriebenen Foren oder bei einem Microsoft-Partner holen muss. Für Störfälle gibt es für beide Angebote einen Helpdesk, über den man Support-Tickets eröffnen kann. Ausserdem gibt es ein Dashboard, das über Dienstunterbrechungen und geplante Wartungen informiert.

Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie.

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Wer sich mit dem Gedanken befasst auf Office 365 umzusteigen, wird relativ schnell mit der Frage nach der Wahl der Edition und der richtigen Abonnement -Pläne konfrontiert. Wie viele andere ihrer Produkte bietet Microsoft auch ihr Cloud-Office in unterschiedlichen Ausgaben an. Zur Auswahl  stehen die Varianten “Small Business”, “Enterprise” und “Education”.

Während “Education” nur Bildungseinrichtungen offen steht, müssen sich Unternehmen grundsätzlich zwischen “Small Business” und “Enterprise” entscheiden. Innerhalb der jeweiligen Editionen stehen noch einmal unterschiedliche Varianten (sogenannte Pläne) mit abgestuftem Funktionsangebot zur Auswahl (für die Small-Business-Edition gibt es vorerst nur einen Plan).

Je nach Edition gibt ausserdem verschiedenen Zusatzoptionen (z.B. Speicherplatz, Archivierung, Lizenzen für Extranet-Zugriffe) über die man den Funktionsumfang weiter ausbauen kann.

Small Business

Die Small-Business-Variante (Planbezeichnung P1) richtet sich an Kleinbetriebe mit bis zu 25 Benutzern (das harte Limit liegt bei 50 Benutzern). Small Business bietet für 8 CHF pro User im Monat bereits eine ganze Menge des Funktionsspektrums von Office 365 und dürfte die Bedürfnisse der meisten Kleinbetriebe abdecken.

Die Benutzerverwaltung erfolgt in Office 365 Small Business weitgehend manuell. Die Enterprise-Edition erlaubt die Anbindung eines lokalen Active Directory.

Im Vergleich zur Enterprise-Version muss man aber trotzdem einige Abstriche machen, die man unbedingt beachten sollte, bevor man sich für diese Edition entscheidet. Dies umso mehr, als dass auch die Enterprise-Version bereits ab einem User erhältlich ist (ab CHF 13.25 /Monat) und somit auch für kleine Betriebe in Frage kommen kann. Ein nahtloser Wechsel zwischen Small Business und Enterprise ist laut Microsoft nicht einfach auf Knopfdruck möglich und nur mit Migrationsaufwand realisierbar.

Ein Vorteil von Small Business gegenüber Enterprise ist, dass man seine Abos auf Monatsbasis (bei Enterprise auf Jahresbasis) anpassen und somit sehr kurzfristig Benutzer zufügen und entfernen kann.

Die wichtigsten Einschränkungen von Office 365 Small Business Edition:

  • Support: Community-basiert. Das bedeutet, dass es von Microsoft direkt keinen Support gibt und man auf die Hilfe andrere Benutzer und MVPs in den einschlägigen Foren angewiesen ist. Bei Problemen kann man sich natürlich auch an einen Microsoft-Partner wenden, was dann aber zusätzliche Kosten verursacht.
  • Benutzerverwaltung: Es wird keine Synchronisation oder Federation mit Active Directory unterstützt. Die Benutzerverwaltung wird direkt über die Web-UI von Office 365 gehandhabt.
  • Exchange Online: Man erhält einen Grossteil der Exchange-Features wie 25-GB-Mailbox/User, Outlook Web Access (OWA), ActiveSync, serverseitige Rules und Policies oder Spam- und Antivirenschutz (basierend auf Forefront). Es fehlen jedoch Funktionen für Archivierung und Compliance. Mehr dazu in Teil 4.
  • SharePoint Online: Der Funktionsumfang von SharePoint Online beim Small-Business-Angebot lässt sich am ehesten mit derjenigen der On-Premise SharePoint Foundation (SPF) vergleichen. Das bedeutet, dass man auf SharePoint-Server-2010-Features wie die personalisierten MySites, Excel und Form Services, das Publishing Framework und ECM-Funktionen wie z.B. den Metadata-Service. Ausserdem ist man auf nur eine Site Collection (eine eigenständige Sammlung von SharePoint-Sites mit eigenen Berechtigungen, eigener Navigation, Einstellungen etc.) limitiert. In der Enterprise-Variante werden bis zu 300 Site Collections unterstützt. Mehr dazu in Teil 5.
  • Office Professional Plus: Das Abo für Office Professional Plus ist nicht im Small-Business-Angebot enthalten. Es kann aber optional dazugekauft werden. Bei der Enterprise-Variante ist Office Professional Plus in den Plänen E3 und E4 bereits mit enthalten.

Office 365 Small Business unterstützt nur eine SharePoint Site Collection. Die Enterprise-Version bis zu 300.

Enterprise

Für grössere Unternehmen ist die Enterprise-Edition vorgesehen, die in vier Varianten(E1 bis E4) mit unterschiedlichem Funktionsangebot abonniert werden kann. Ergänzt wird das Enterprise-Angebot durch zwei Kiosk-Worker-Abonnements (K1 und K2), die für Mitarbeiter gedacht sind, welche über keinen festen Arbeitsplatz verfügen und/oder nur die elementarsten Office-365-Features (nur Web Access, nur 500 MB Mailbox) benötigen. Interessant ist, dass man innerhalb des Enterprise-Angebots die unterschiedlichen Varianten (E1 bis E4 sowie K1 und K2) kombinieren kann.

Alle Enterprise-Pläne sind ebenfalls bereits ab einem User erhältlich, sind aber nach oben unbegrenzt. Die Abos laufen jeweils für ein Jahr und können nach Ablauf dieser Frist beliebig geändert werden. Im Gegensatz zur Small-Business-Edition bietet Microsoft für die Enterprise-Version offiziellen Support. Ausserdem ist das Abonnement für Office Professional Plus in den Plänen E3 und E4 bereits enthalten. Für die Pläne E1 und E2 kann man das Office-Abo optional dazukaufen.

Education

Die dritte Variante von Office 365 ist für Bildungseinrichtungen gedacht und löst das bisherige Live@edu-Angebot ab. Die Pläne (A1 bis A4) der Education-Version entsprechen weitgehend denjenigen der Enterprise-Edition (E1 bis E4), werden aber deutlich günstiger angeboten (für Studenten sind die Pläne A1 und A2 sogar kostenlos).

Zusatzoptionen

Neben dem Abonnement für Office Professional Plus bietet Microsoft für Office 365 noch eine Reihe weiterer Zusatzoptionen:

  • Storage: Zusätzlicher Speicherplatz für SharePoint Online (nicht für Small Business erhältlich).
  • Exchange Hosted Archive (EHA): Eine Archivierungsfunktion für Exchange Online, um Daten in der Microsoft-Cloud über einen längeren Zeitraum ablegen zu können (nicht für Small Business erhältlich).
  • Extranet Access: Lizenzpaket für Zugriffe von externen Benutzern auf SharePoint-Sites (wird in 50er-Lizenzpaketen angeboten)

Ein Überblick über die genauen Unterschiede zwischen den verschiedenen Enterprise-Plänen erhält man auf der offiziellen Office-365-Site von Microsoft.

Schweizer Preise (Stand April 2011) und einen Vergleich zwischen Small Business und Enterprise ist dieser Tabelle zu finden, die ich im Rahmen eines Vorabtests für das Swiss IT Magazin erstellt habe.

Hier geht’s zum Überblick über die Office-365-Serie.

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