Einführung in Office 365 (5): SharePoint Online

by Urs Bertschy on 4. Juli 2011

in Cloud Computing, Office 365, SharePoint, SharePoint 2010

SharePoint Online LogoIm Gegensatz zu Exchange Online, bei dem nahezu das gesamte Funktionsangebot von Exchange 2010 im Rahmen von Office 365 zur Verfügung steht, fehlen bei SharePoint Online einige Features der On-Premise-Version des SharePoint Server 2010. Immerhin hat es Microsoft aber geschafft, einen Grossteil der SharePoint-2010-Funktionen in die Cloud zu portieren. So werden beispielsweise neben den üblichen Collaboration- und Dokumentmanagement-Funktionen auch die MySites-Infrastruktur (personalisierte Site für jeden Benutzer), Site-Collection-übergreifende Suchfunktionen, Workflows, das Metadata-Management, die Publishing-Infrastruktur (CMS-Funktionalität fürs Intranet) oder die Forms- (InfoPath), Visio- und Excel-Services geboten.

Zu den (noch) fehlenden Funktionen zählen etwa die Business Connectivity Services (BCS) zur Anbindung von externen Datenquellen, Business-Intelligence-Funktionen wie PowerPivot, Reporting Services, berechnete KPIs oder die FAST-Search-Technologie.  Abstriche muss man auch bei einigen Detailfunktionen machen. So kann man zum Beispiel keine eigenen Properties (Metadaten) für die Enterprise-Suche freischalten. Auch fehlen etwa der Incoming-E-Mail-Support für Listen oder die Web-Analytics-Funktionen.

Microsoft hat bereits versprochen, die meisten der fehlenden Features in den Monaten nach Marktstart schrittweise nachzureichen.

Verschiedene Editionen

Wie bereits in Teil 2 unserer Serie aufgezeigt, gibt es Office 365 in verschiedenen Editionen für die es wiederum unterschiedliche Abonnement-Pläne mit abgestuftem Funktionsumfang gibt. Was SharePoint Online betrifft, so muss man vor allem bei der Small Business Edition einige Abstriche machen. Der Funktionsumfang von SharePoint Online entspricht hier etwa derjenigen der On-Premise SharePoint Foundation (SPF). Auf Enterprise-typische Features wie die personalisierten MySites oder ECM-Funktionen wie etwa den Metadata-Service muss man hier verzichten. Ausserdem ist man auf nur eine Site Collection limitiert. Zum Vergleich: In der Enterprise-Variante werden bis zu 300 Site Collections unterstützt. Eine weitere gewichtige Einschränkung der Small Business Edition ist, dass im Rahmen von SharePoint Online keine SSL-Verschlüsselung unterstützt wird.

Site Collection Management in SharePoint Online Enterprise

Site Collection Management in SharePoint Online Enterprise

Auch innerhalb der Pläne der Enterprise-Edition gibt es Unterschiede. So erhält man die Excel-, Forms- und Visio-Services nur mit den Plänen E3 und E4. Und bei Plan E1 unterstützen die Office Web Apps (OWA), welche Teil von SharePoint Online sind, nur lesenden Zugriff. Das Bearbeiten von Dokumenten via OWA ist erst ab Plan E2 möglich. Einen Überblick über die Unterschiede zwischen den verschiedenen Office-365-Editionen und Plänen finden sie in den beiden Vergleichstabellen hier und hier.

Extranet- und Internet-Einsatz

SharePoint Online lässt sich auch für Extranet- und Internet-Szenarien nutzen. Mit wenigen Mausklicks lässt sich eine Site Collection in eine Extranet-Site verwandeln, die dann von externen Usern (entsprechende Berechtigung und eine kostenpflichtige Extranet Access License vorausgesetzt) genutzt werden können.

Office 365 bietet auch die Möglichkeit, eine externe Website für den Firmenauftritt zu schalten. Das entsprechende Tool mit dem Namen Site Builder erlaubt es, auf Basis von Vorlagen eine einfache Site bestehend aus einigen Webseiten aufzubauen. Die Website-Funktion, die übrigens ebenfalls auf SharePoint-Technologie basiert, ist zwar sehr einfach zu bedienen, deckt allerdings nur gerade die einfachsten Bedürfnisse ab. Site Builder wird den Ansprüchen der meisten Unternehmen kaum genügen. Allerdings will Microsoft auch hier recht bald nachbessern. Ab 2012 soll SharePoint Online (vermutlich nur für die Enterprise-Pläne) um die CMS-Funktionen des SharePoint Server 2010 ergänzt werden und wäre dann auch für externe Internetauftritte bestens gerüstet.

SiteBuilder bietet nur sehr rudimentäre CMS-Funktionalität.

SiteBuilder bietet nur sehr rudimentäre CMS-Funktionalität.

Eigene Erweiterungen

Ein grosses Plus von SharePoint Online ist, das es sich um eigene Funktionalität erweitern lässt und damit auch als Plattform für individuelle Cloud-Applikationen genutzt werden kann. Möglich wird dies, durch die in SharePoint 2010 eingeführten Sandbox Solutions. Diese erlauben es, selbst entwickelte Komponenten (Web Parts, Site Vorlagen, UI-Erweiterungen etc.) mit eingeschränkten Zugriffsrechten und entsprechendem Monitoring in einer abgeschirmten Umgebung auszuführen. Für eigene Anpassungen lässt sich zudem auch SharePoint Designer heranziehen. Damit lassen sich beispielsweise einfache Modifikationen am Benutzerinterface oder deklarative Workflows aufsetzen.

Einen kompletten Überblick über Service-Angebot von SharePoint Online liefert Microsofts SharePoint-Online-­Service-Description-Dokument.

Hier geht’s zum Überblick über die Office 365 Serie

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