Die Zukunft von SharePoint (6): Modern Team Sites

Im Zentrum der Modernisierung von SharePoint stehen die neuen Modern Team Sites. Dabei handelt es sich auf Teamarbeit optimierte Sites, welche einen Grossteil der im Mai 2016 am «Future of SharePoint» angekündigten Neuerungen (Modern DLs, Modern Lists etc.) in einer neuen Site-Variante zusammenfassen.

Modern Team Sites verfügen über ein komplett neues Look-and-Feel, welches den Umgang mit SharePoint erheblich vereinfacht. Und dank Responsive Design soll SharePoint nun endlich auch auf Mobilgeräten in angenehmer Form nutzbar sein. Im sechsten und letzten Teil unserer «Die Zukunft von SharePoint»-Serie schauen wir uns die neue Site-Variante etwas genauer an und wollen herausfinden, ob diese bereits für den Praxiseinsatz taugen.

Die Zukunft von SharePoint: Die weiteren Teile der Serie

1. Überblick und Start zur Serie
2. SharePoint Home
3. Modern Document Libraries
4. SharePoint Mobile App
5. Modern Lists
6. Modern Team Sites

Die Neuerungen einer Modern Team Site

Eine Modern Team Site umfasst eine Reihe an neuen Komponenten, welche beim Erstellen einer neuen Site standardmässig eingerichtet werden. Ein Überblick:

Modern Document Libraries 

Hierbei handelt es sich um eine vollständig überarbeitete Variante der SharePoint-Dokumentbibliotheken. Mehr dazu in Teil 3 dieser Serie: Modern Document Libraries.

Modern Lists

Analog zu den überarbeiteten Modern Document Libraries gibt es auch die SharePoint-Listen in einer modernisierten Variante. Mehr dazu in Teil 5 dieser Serie: Modern Lists.

Site Contents

Die bisherige «Site Contents»-Ansicht («Websiteinhalte») wurde leicht überarbeitet und liefert mit ein paar einfachen Statistiken einen Einblick in das Innenleben einer Site. Dazu gehören Site Visits und Angaben darüber, welche Dokumente am häufigsten genutzt wurden. Ausserdem werden alle eingerichteten Komponenten einer Site (Listen, Libraries, Sub-Sites etc.) nun übersichtlicher aufgelistet.

Modern Sites Pages

Hinter den Modern Site Pages verbirgt sich eine neue Seiten-Infrastruktur, welche im Gegensatz zu den bisherigen Page-Varianten (Web-Part-Pages, Wiki-Pages) das Gestalten von eigenen Seiten auf sehr unkomplizierte Art und Weise ermöglicht. Inhalte können mit Hilfe von Web Parts auf einem sogenannten Authoring-Canvas mit wenigen Mausklicks platziert und konfiguriert werden. Leider gibt es vorerst lediglich eine einspaltige Seitenvariante. Weitere Seitentypen mit mehreren Spalten sollen aber im Laufe 2017 folgen. Obwohl Microsoft die neuen Modern Site Pages in ihrer Dokumentation teilweise auch als Publishing Pages bezeichnet, sind diese nicht mit den bisherigen und wesentlich mächtigeren Publishing Pages zu verwechseln. Diese sollen aber zusammen mit der neuen Publishing Infrastruktur im nächsten Jahr überarbeitet werden.

Client-side Web Parts

Parallel zu den Modern Site Pages wird mit den sogenannten Client-side Web Parts eine neue Web-Part-Variante eingeführt. Diese basieren auf dem neuen SharePoint Framework und werden im Gegensatz zu den klassischen Web Parts mit clientseitigem Code (Javascript) umgesetzt. Während die Client-side Web Parts auch auf klassischen SharePoint-Seiten (Wiki-Pages oder Web-Part-Pages) eingesetzt werden können, sind die «alten» Web Parts mit den Modern Site Pages nicht kompatibel. Das Angebot an Client-Side Web Parts ist derzeit leider noch nicht sehr umfassend (siehe Screenshot unten), soll aber in den kommenden Monaten laufend ausgebaut werden. Bereits in der Pipeline befinden sich Web Parts für Office Planer, Power-BI-Dashboards und PowerApps-Formulare. Mit Hilfe des SharePoint Frameworks kann man zudem auch eigene Web Parts entwickeln.

Team News

Die neue News-Funktion ist quasi eine aufgebohrte Variante der bisher in Team Sites zur Verfügung gestellten Ankündigungsliste (Announcements). Auf sehr einfache Weise können Newsartikel erfasst und online gestellt werden. Newsseiten basieren auf den Modern Site Pages und können mit Hilfe der Client-side Web Parts mit Textabschnitten, Bildern, Videos etc. bestückt werden. Team News sind kein Ersatz für eine unternehmensweite News-Infrastruktur, sondern lediglich für Team-interne Neuigkeiten gedacht. Für unternehmensweite Informationen sind weiterhin Publishing Sites und Publishing Pages gedacht, welche wie oben bereits erwähnt im Laufe 2017 modernisiert werden sollen.

Activity Feed

Basierend auf dem Office Graph liefert der neue Activity Feed einen Überblick über die derzeit wichtigsten Inhalte in einer Team Site. Dabei werden beliebte Inhalte oder kürzlich durchgeführte Aktionen (Ansichten, Änderungen etc.) an Dateien, List-Items und Seiten angezeigt.

Integration mit PowerApps und Flow

Dokumentbibliotheken und Listen verfügen über eine direkte Anbindung an PowerApps und Microsoft Flow. Damit kann man direkt aus einer Bibliothek oder Liste eine App oder einen Workflow erzeugen.

SharePoint Mobile App

Modern Team Sites sind auch für die Nutzung mit der in Teil 4 vorgestellten SharePoint Mobile App optimiert. Auf der Startseite der App werden beispielsweise alle Team News von Sites, bei denen man Mitglied ist, in aggregierter Form aufgelistet. Wechselt man auf die Startseite einer Modern Team Site, werden dort deren News und Activity Feed angezeigt. Praktisch: Man kann neue News-Artikel direkt auf dem Mobilgerät erstellen.

Integration mit Office 365 Groups

Modern Team Sites können vorerst nur im Rahmen einer Office 365 Group genutzt werden. Bei den Office 365 Groups handelt es sich um ein werkzeugübergreifendes Sicherheitskonzept, welches verschiedene Kollaborationsdienste miteinander verbindet. Beim Erstellen einer Office-Gruppe wird automatisch ein Konversations-Feed (Shared Mailbox), ein gemeinsamer Kalender, ein Office-365-Planner-Plan sowie eine Modern Team Site (inkl. einer gemeinsam nutzbaren Dokumentbibliothek) eingerichtet.

Dementsprechend lassen sich Modern Team Sites über das Erstellen einer Office Group erzeugen. Alternativ können die «modernen» Sites auch über den SharePoint-Home-Hub (via «Create Site») eingerichtet werden. Das Ergebnis ist allerdings dasselbe, denn auch hier wird eine Office-Gruppe mit allen obengenannten Kollaborationstools erstellt. Microsoft spricht in ihrer Dokumentation auch von sogenannten Group-Connected-Team-Sites.

Für jede neue Modern Team Site wird automatisch eine Office Group erstellt. Im umgekehrten Fall wird für jede neue Office Group eine Modern Team Site erzeugt.

Durch die Integration mit den Office Groups musste Microsoft das Berechtigungskonzept der Modern Team Sites entsprechend anpassen. So wird in Modern Team Sites nur noch zwischen Besitzern (Site Owner = Group Owner), Mitglieder (Site Member =  Group Member) und Gästen unterschieden. Ein fein abgestuftes Berechtigungskonzept, wie es in klassischen SharePoint-Sites möglich war, ist innerhalb der Modern Team Sites vorerst nicht möglich.

Fast Site Creation

Eine weiteres neues Feature, welches zeitnah mit den Modern Team Sites eingeführt wird, nennt sich «Fast Site Creation». Dabei handelt es sich um eine generalüberholte Version der Provisionierungs-Inftrastruktur, welche neue Sites und Site Collections nun innerhalb von wenigen Sekunden einrichten kann.

Die «Fast Site Creation» erreicht man über den SharePoint-Home-Hub (sofern bereits auf dem Office 365 Tenant ausgerollt). Wählt man «Create Site», kann man den Namen der Site sowie eine Group-E-Mail-Adresse angeben (für die Office Group) und wählen, ob die Site «öffentlich» oder «privat» nutzbar sein soll. Zudem ist wie bei den Office Groups eine Klassifizierung möglich, sofern man diese vorgängig via PowerShell eingerichtet hat. Anschliessend können die Mitglieder sowie weitere Besitzer der Team Site (und der Office-Gruppe) erfasst werden. Anschliessend wird die Team Site erzeugt und steht nach wenigen Augenblicken zur Verfügung.

Neue Modern Team Sites werden standardmässig unter der Adresse http://MEINTENANT.sharepoint.com/sites/ (alternativ auch auf /teams/ änderbar) angelegt, unabhängig davon, ob sie via Office Group oder SharePoint Home erstellt werden.

Genau genommen handelt es bei jeder erstellten Modern Team Site nicht nur um eine einzelne Site, sondern jeweils um eine ganze Site Collection. Innerhalb dieser Site Collection lassen sich weitere Sub-Sites anlegen, die derzeit (Stand Ende 2016) allerdings nicht auf Basis der Modern-Team-Site-Vorlage, sondern nur auf Grundlage der klassischen Sitevorlagen erstellt werden können.

In den kommenden Monaten will Microsoft auch die Erstellung von Modern Team Sites als Sub-Sites ermöglichen. Jede Sub-Site soll dann ebenfalls eine Office Group erhalten. Des Weiteren wollen die Redmonder in naher Zukunft auch die Erstellung von Modern Team Sites ohne Office-Group-Integration ermöglichen.

Upgrade von klassischen Team Sites

Einige der oben genannten Modern-Team-Site-Bausteine (wie etwa Modern Document Libraries, Lists und Site Pages) wurden oder werden im Laufe der Zeit auch für bestehende, klassische SharePoint-Sites ausgerollt. Die modernen Looks für Listen und Libraries kann man auf Wunsch über das SharePoint Admin Center aktivieren oder deaktivieren. Auch die neuen Site Pages können in einer klassischen Site verwendet werden, der Haken dabei ist: Bestehende Seiten muss man von Hand umstellen und viele der klassischen Web Parts gibt es noch nicht in einer Client-side-Variante.

Microsoft arbeitet derzeit auch an der Möglichkeit, bereits bestehende SharePoint-Sites nachträglich mit Office Gruppen verknüpfen zu können.

Viele wichtige Features fehlen noch

So toll sich die Modern Team Sites auch anfühlen mögen, leiden sie in ihrer aktuellen Form doch unter erheblichen Einschränkungen (Stand Ende 2016). Hier ein Überblick über einige Schwachstellen:

• Site Vorlagen: Es ist noch keine Site-Provisionierung mit eigenen Vorlagen möglich. Dies soll noch im Laufe 2017 von der SharePoint PnP Initiative adressiert werden. Parallel dazu arbeitet das SharePoint-Team an einer Erweiterung der Provisionierungs-Engine, die dann ebenfalls die Verwendung von verschiedenen Vorlagen ermöglichen soll.
• Kein Branding: Branding ist derzeit nur über die Themes möglich.
• Keine globale Navigation: Es kann keine globale Navigation eingeblendet werden.
• Fehlende Web Parts: Viele wichtige Web Parts fehlen in einer kompatiblen Version für die Modern Site Pages. Insbesondere sind noch keine Web Parts für Listen und Libraries vorhanden.
• Fehlende Seitenlayouts: Für Modern Site Pages existiert erst ein Seitenlayout mit nur einer Spalte. Mehrspaltige Seitenlayouts sollen in den nächsten Monaten folgen.
• Kein Support für SharePoint 2016: Modern-SharePoint-Erweiterungen werden für On-Premise-Kunden für SharePoint 2016 in naher Zukunft im Rahmen eines Feature Packs nachgereicht werden.
• Berechtigungskonzept: Es ist kein feinstufiges Berechtigungskonzept vorhanden.

Fazit

Die neuen Modern Team Sites hinterlassen einen guten ersten Eindruck. Sie sehen Schmuck aus, sind handlich zu bedienen und können auch auf Mobilgeräten genutzt werden. Deren Einsatz im Kollaborationsbereich in Zusammenarbeit mit den Office-Gruppen kann bereits heute Sinn machen, man sollte sich jedoch der Einschränkungen bewusst sein. Einen vollständigen Ersatz für die klassischen SharePoint-Sites sind die Modern Team Sites allerdings nicht, hier fehlen einfach noch zu viele Features. Immerhin hat Microsoft mit SharePoint noch einiges vor und wird in den kommenden Monaten noch viele Neuerungen nachschieben.